第一章、祕書處部門職責
第一條、協助學生會主席、副主席開展學生會各項日常工作;協調各部門之間的關係，做好大型活動的人員調配工作;
第二條、負責學生會檔案管理、起草有關文稿;協助各部門做好重要資料的錄入、排版、列印等工作;
第三條、負責學生會各類學生會議的召集，做好會議記錄與會議紀要;
第四條、負責學生會各部門活動的宣傳以及新聞稿工作;
第二章、祕書處管理辦法第一條學期工作計劃、總結及各活動開展的活動策劃、總結及時歸檔儲存。
第二條、部長級別以上(含部長)的幹部每學期須遞交一份詳細的工作報告介紹任職期間的工作內容及工作經驗教訓，並存入檔案。
第三條、學生會每週將開一次主席團會議，各系主席團成員出勤率以及各活動中學生會成員的到勤情況記錄。
第四條、管理學校會議室和檔案室，定期打掃和清點物品，做好學校檔案的整理工作。
第五條、考核學生會幹部的例會出勤情況，並根據實際情況進行量化評分。
第三章、祕書處加減分制度
第一條、召開主席團會議時系主席團成員無故缺勤的扣2分;因故請假的扣1分;遲到的扣1分。
第二條、各系部每學期提交一份工作總結及計劃，未及時上交扣除2分。(總結1分、計劃1分)
第三條、系主席團成員佩戴幹部牌情況，未佩戴者扣2分。第四條幫助學工處老師整理各項事務的同學給予相應系部加分鼓勵，加2分。
第四章、附則
第一條、以上條例將在今後的實踐工作中逐漸完善，努力實現部內工作的科學化、正規化的目標，使本部門工作與其他各部門工作相互協調，共同進步。第二條、校學生會祕書處可以根據工作需要適時對本制度進行必要的修改。
第三條、本制度的最終解釋權歸校學生會祕書處，且自頒佈日起實施。
學生會祕書部職責概括2一、祕書長職責：
1、是學生會的一員，參與對學生會的管理工作，對學生會負責。協助團總支學生會對各個部門的工作做好相關協調工作;
2、負責祕書處的對外工作，協調好與學生會其它部門及學院其它系學生會的合作關係。對祕書處的工作進行全面監督，做好承上啟下的工作;並及時做好每次活動的登記;
3、根據學生會階段性的具體情況和工作重點研究安排各項相關工作，並制定相關工作計劃，並與副祕書長進行溝通交流;
4、負責祕書處工作的稽核、落實和工作總結，協調祕書處開展活動;
5、負責我係每週團總支學生會會議記錄以及各部門重要會議記錄的整理;
6、負責國際貿易系團總支學生會物品採購的統一管理。及時進行財務登記，及時報銷，及時總結，及時報賬，賬目清晰公開。
二、副祕書長職責：
1、直接對團總支學生會負責，接受祕書長的領導。在處理決策性問題上及時與祕書長進行溝通與交流;面負責祕書處內部工作，協調幹事之間的關係，在工作會議時向祕書長反映幹事的.表現和工作情況。
3、負責部內各組工作的分配、調控，協調祕書處成員與其它部門成員之間的關係，並對部員的表現進行評估考核。
4、主管部內人事，負責部內成員的檔案和活動資料的管理。
5、注意發現和培養優秀部員，關注他(她)們的進步，為他(她)們的發展創造必要的條件和環境。
6、稽核整理國際貿易系所有活動通訊，並做好記錄。
三、幹事職責：
1、認真及時地完成上級分配的工作，在活動策劃時發揮創新意識;
2、團結協助，注重團隊協作精神;
3、始終保持著對工作的熱情;
4、做好每次例會的會議記錄，登記會議出勤情況、彙總會議結束後的意見及討論結果;
5、負責與各部門的聯絡，於每週五將本週通訊傳送至副部長郵箱;
6、負責各項活動的後勤工作，如資料收集、場地佈置、秩序維持等。
學生會祕書部職責概括31、協助學生會主席工作，做好每次大型的活動前的準備工作。
2、學生會固定資產及各類物品的保管，使用及分配。
3、學生會各類檔案的收發與管理，起草有關檔案通知。
4、學生會經費的使用與管理。
5、學生會宣傳材料及報刊，雜誌的分發及保管。
6、學生會人員考勤，會議通知，會議記錄。
7、負責學生會工作大記事。
