歸檔鑑定是檔案轉為檔案的鑑定。歸檔鑑定工作主要解決以下問題：鑑別檔案材料有無儲存價值，從而確定檔案材料的取捨，剔出無儲存價值的檔案材料;判定檔案材料價值的大小，據以確定保管期限的長短，對每個歸檔的保管單位劃出保管期限。
把歸檔鑑定工作作為檔案鑑定工作的重要組成部分，已成為國際檔案界共同關注的問題和麵臨的首要任務。縱觀世界，進入20世紀以來，世界各國的檔案數量成幾何級猛增，給檔案管理機構帶來了巨大的壓力，於是，檔案鑑定工作逐漸引起普遍關注並繼而成為焦點。美國檔案學者莫斯曾指出：“鑑定是檔案工作整個系列中第一個關鍵性決定，是隨後所有決定得以產生的基礎，因而是檔案工作的首要職能。鑑定的重要性居第一。” 1992年在加拿大召開的第十二屆國際檔案大會上，“檔案保管期限表”成了有關研討會的中心議題，在香港召開的國際檔案理事會東亞分會的第四次全體會員大會上，也將“檔案鑑定”作為主要專題，進行研討。
我國《檔案法》 第十條規定“對國家規定的應當立卷歸檔的材料，必須按照規定，定期向本單位檔案機構或者檔案工作人員移交，集中管理，任何個人不得據為己有。 國家規定不得歸檔的材料，禁止擅自歸檔。”第十五條規定“鑑定檔案儲存價值的原則、保管期限的標準以及銷燬檔案的程式和辦法，由國家檔案行政管理部門制定。禁止擅自銷燬檔案。”《檔案法實施辦法》在第五章罰則部分規定：“違反國家規定擅自擴大或者縮小檔案接收範圍的……，由縣級以上人民政府檔案行政管理部門責令限期改正;情節嚴重的，對直接負責的主管人員或者其他直接責任人員依法給予行政處分。”要對直接負責的主管人員或者其他直接責任人員依法追究相應的法律責任。如確需擴大或者縮小接收範圍的，必須報經本級人民政府和上級檔案行政管理部門批准。
實際工作中，確定好檔案的歸檔範圍，做好鑑定工作，不僅從源頭上保證了檔案的質量，把檔案優化問題解決在萌芽狀態，使檔案資源得以優化，而且減輕了以後存毀鑑定的負擔，有利於減輕日後檔案的整理、保管、利用等一系列工作的壓力，提高工作效率，有利於檔案科學規範化、現代化管理水平的提高，使檔案工作更加健康地發展。
歸檔鑑定的原則有兩方面：一是思想原則：“從國家和人民的整體利益出發，用全面的、歷史的、發展的、效益的觀點判定檔案價值。”這條原則指明瞭在檔案材料的歸檔鑑定過程中在思想、觀點方面所要追循的準則。二是工作原則：即效用原則。檔案材料的歸檔鑑定實踐活動圍繞以下問題進行：檔案是否有用?有效使用時間有多長?效用有多大?在什麼範圍內使用?“效用”是確定檔案取捨的準繩，也是劃定檔案保管期限的依據。因此是歸檔鑑定的“工作原則”。這個原則指明瞭歸檔鑑定過程的總要求，反映了歸檔鑑定行為的共性和特色，揭示了檔案材料歸檔鑑定實踐活動的規律。
一、檔案材料歸檔鑑定的標準
在上述原則基礎之上制定的檔案材料歸檔鑑定的標準，是人們在進行檔案歸檔鑑定工作時所必須遵守的行為標準。為了使其最大限度地符合客觀實際，保證歸檔鑑定工作的質量，應借鑑國外的先進經驗，從我國檔案工作現狀出發，以反映本單位主要職能活動為出發點，以分析檔案內容為中心，結合考慮檔案的產生時間、立檔單位的工作性質、檔案將要產生的社會、經濟效益及名稱等因素，在遵循歸檔鑑定原則的基礎上確立明確的歸檔鑑定標準。
1、內容標準。任何檔案都是資訊的承擔者和載體。根據具體檔案的具體情況，分析其所存的資訊內涵，根據其重要程度的不同，確定恰當的儲存時限。美國檔案學家謝倫伯格認為，應該根據檔案材料的內容制定鑑定標準。
一般來說，反映黨和國家主要方針政策、重要事件、主要業務活動的比反映一般性事務活動的重要;反映本機關主要職能活動、中心工作和基本情況的比反映日常工作和一般情況的重要;反映全面問題與典型問題的比反映區域性問題和一般問題的重要。
2、年齡標準。檔案年齡越高，即反映的內容越久遠。早在1901年，德國普魯士機密國家檔案館館長邁斯奈爾曾提出 “高齡檔案應當受到尊重”。他的這一論斷被稱為“年齡鑑定論”，在世界範圍內產生了廣泛而深遠的影響。因為年代越久，儲存下來的檔案數量就越少，即使內容並不很重要，也可以起到再現歷史片斷的作用，而且有些年代久遠的檔案作為檔案同時還具有重要的文物價值，應永久儲存。
3、職能標準。即以機構職能劃定歸檔範圍和進館範圍，以職能的重要性認定儲存價值。波蘭檔案學家卡林斯基在20世紀20—30年代提出的檔案鑑定標準認為：檔案材料應否永久儲存以及儲存時間的長短可取決於產生機關的職能：最高職能機關的檔案檔案應永久儲存，低階職能機關的檔案檔案可相對短期儲存或不存。
4、效益標準。檔案之所以要儲存，是因為其對將來的社會發展有用處。與此同時，儲存檔案需要投入人力、物力和財力。美國檔案學家謝倫伯格在50年代就曾提出，任何一份檔案在將來的某個場合都有應用的可能和需要，但我們不可能把它們全部儲存下來，因為社會用於儲存檔案的能力和資源畢竟有限。美國檔案學家弗蘭克·博列斯和米莉亞·楊對謝倫伯格的上述思想進一步發展，提出了自己的一整套鑑定理論原則。這一鑑定理論明確提出了保管費用應作為檔案鑑定標準之一的論斷。儲存檔案需要庫房、裝置、裝具、管理人員、資訊儲存、複製、修復等各項費用，保管期限越長的檔案所需費用越高。但任何一個國家、任何一個社會所能提供的檔案儲存能力都是有限的，因此在歸檔鑑定工作中必須確保要轉為檔案的檔案其價值大於儲存它所消耗的費用。這裡所說的效益包括經濟效益和社會效益，它不是一個完全可以量化的概念，而是鑑定檔案價值時應具有的一種觀念和指導思想。
5、檔名稱標準。檔案的不同名稱具有特定的性質和用途，可以在一定程度上反映出檔案的價值。此鑑定標準相對簡單明確且具有可操作性，是檔案人員在鑑定時往往採用的最直觀的方法。通常是命令、指示、決定等比通知、通報、函等的.價值大，因為其往往用於反映方針政策、重大事件和主要業務活動，具有權威性和重要性，有很強的約束力，是下級開展各項工作的依據，而後者往往不具有強制性和規定性;總結、決議比規劃、計劃、預算重要，因為其是執行的結果，可作為重要的憑證，而後者只是預期的目的，憑證作用校但是有些文種的使用範圍較寬，有的機關行文時使用文種不一定準確，因此不能用檔名稱作為判定檔案價值的主要依據，必須結合檔案的內容加以評價。
上述標準都是偏重於理論分析和一般原則，具體應用於歸檔檔案材料的價值鑑定時，還需要對檔案進行具體研究分析。不能孤立、機械地照搬某一標準，必須根據每份檔案的具體情況，從檔案的內容入手，綜合分析檔案的來源、時間、名稱等各因素，全面判定其檔案價值。
由於我國鑑定標準研究的起步較晚。作為國家級鑑定標準，主要體現在檔案行政管理機構頒發的各類“檔案歸檔範圍”和“保管期限表”。它們構成了自上而下的鑑定標準體系，是我國各類歸檔檔案材料價值鑑定的直接依據。但在實踐中，明顯出現涵蓋面不夠廣泛、全面，較難逐項鑑定檔案的證據價值、情報價值等問題，因而也就無法保證進館檔案的正確性與短期、長期、永久檔案區分的科學性和準確性。歸檔鑑定標準應該隨著社會的發展和檔案工作出現的新情況而不斷地發展和完善。
二、歸檔鑑定過程中要注意的問題
為了最大限度地符合客觀實際，保證歸檔鑑定工作的質量，必須在遵循鑑定原則與標準的基礎上具體問題具體分析，在實際歸檔鑑定過程中還應注意以下幾個問題：
1、制定本部門切實可行的歸檔範圍。應由領導、文書人員、專業人員共同劃定歸檔範圍。各部門文書人員熟悉本部門業務工作情況，是檔案材料的經手人，熟悉整個辦文過程，他們最清楚每份檔案的價值。因此檔案人員在確定歸檔範圍之前，應首先深入本單位各部門，請各部門文書人員將本部門工作活動中形成的各類檔案材料就其性質、種類、載體等列出清單，然後，檔案人員同部門領導、文書人員和業務人員共同研究確定本部門歸檔範圍。這樣確定的歸檔範圍條款更細、更具體、更明確，操作性更強，更適合各部門實際情況，能夠有效避免各部門之間的重複歸檔。
2、選擇本單位形成的檔案材料作為歸檔重點。本單位形成的檔案材料，直接反映本單位職能活動，只有把本單位重要檔案、有查考利用價值的檔案材料收集齊全、完整，才能全面反映本部門的歷史全貌和活動規律，有利於日後利用，為以後的工作查考與借鑑服務。但目前機關實際工作中，往往只注意到留存有正式編號的“紅頭”檔案，對於一些沒有經過登記編號的“賬外”檔案及內部檔案不注意留存，如領導在各種會議上的講話稿、各種會議記錄、重要的專題調查材料、統計報表等檔案材料。而這些往往正是反映本部門主要職能活動和歷史面貌的主要檔案，是應當重點儲存的。否則一旦在歸檔時被剔除以外，無法從其它途徑彌補，將會影響本單位檔案的完整性，影響利用工作。
3、充分考慮社會需求對檔案價值的影響。檔案的使用價值是由檔案的內容及其滿足利用者需要的程度所決定的，檔案歸檔鑑定是否正確、科學，最終要由檔案利用實踐來驗證。對檔案借閱登記和利用效果記錄進行統計和分析，研究利用情況，有利於瞭解哪些檔案具有儲存價值應歸檔，從而準確制定歸檔範圍。但利用率低的檔案不一定就沒有價值，對利用率還應作具體分析，可以參考檔案借閱登記和利用效果記錄。
4、要克服“多多益善”的思想，儲存確有永久儲存價值的檔案。據調查，我國有的單位永久儲存的檔案利用率極低，有的甚至幾十年沒人查閱過，卻依舊按例進入檔案館。這樣我國現存“永久檔案”數量越來越多，勢必造成人力、物力、財力的浪費，同時也使有價值的珍貴檔案混雜於無價值的檔案中，無法實現對珍貴檔案的重點儲存。
