同歡迎詞一樣，歡送詞也由標題、稱呼、正文和落款組成。
(一)標題
標題的寫法一般有兩種。
單獨以文種命名。如《歡送詞》。
由活動內容和文種名共同構成。如《在xx研討會結束典禮上的講話》。
(二)稱呼
稱呼要求寫在開頭頂格處。要寫出賓客的姓名稱呼。如"尊敬的各位先生們、女士們："、 "親愛的xxx大學各位同仁："
(三)正文
歡送詞的正文一般由開頭、中段和結尾三部分構成。
1.開頭
開頭通常應說明此時在舉行何種歡送儀式，發言人是以什麼身份代表哪些人向賓客表示歡迎 的。
2.中段
歡送詞在這一部分要回顧和闡述雙方在合作或訪問期間在哪些問題和專案上達成了一致的立場 、取得了哪些有突破性的進展，陳述本次合作交流中雙方的合作和交流給雙方所帶來的益處 ，闡述其深遠的歷史意義。對於私人歡送詞還應注意表達雙方在共事合作期間彼此友誼的加 深增進以及分別之後的想念之情。若為朋友送行，還要加上一些勉勵的話。
3.結尾
通常在結尾處再次向來賓表示真摯的`歡送之情，並表達期待再次合作的心願。親朋遠行尤其 要表達希望早日團聚的惜別之情。
4.落款
歡送詞在落款處要署上致詞的單位名稱、致詞者的身份、姓名，並署上成文日期。
注意事項:
稱呼用尊稱、注意賓客身份，致辭要恰到好處，感情要真摯、誠懇而且要健康。
措辭要慎重，勿信口開河，要尊重對方風俗習慣，以免發生不該發生的誤會。
語言要精確、熱情、友好、溫和、禮貌。
要言簡意賅，篇幅不宜過長。歡送詞也是一種禮節性的社交公關辭令要短小精悍，這樣更宜於表達主人的尊重和禮貌。
