1、高校人事檔案管理工作的特點
1.1覆蓋面廣、頭緒多高校的人事檔案管理工作具有普遍性，既有教職工檔案，又有學生檔案，教職工檔案又包括幹部檔案和工人檔案，隨著《新勞動合同法》的實施，勞動用工的檔案動態管理也提上了議事日程，因此高校人事檔案牽涉到許多部門如人事處、組織部、招生就業辦公室以及各院系的相關用人部門，人事檔案管理工作是一項龐大的系統工作。
1.2保密性強幹部人事檔案是組織、人事等部門按照黨的幹部政策，在錄用、培養、選拔和任用幹部等工作中形成的記載幹部個人經歷、政治思想品德、作風、業務能力、工作表現、工作實績等內容的檔案材料，是歷史、全面地考查、瞭解和正確選拔、使用幹部的重要依據，涉及個人的隱私內容，其使用、查閱和摘錄必須具備一定的條件，履行合法、合理的程式，因而具有較強的保密性。
1.3利用率高人事檔案為歷史、科學地評價當事人，為組織晉升、選拔和任用幹部提供了重要依據。特別是隨著社會的發展、人才的流動，人事檔案工作出現了許多新情況、新問題，如人事變動所帶來的跨地域連續性管理;檔案數量急劇增長;檔案種類日趨豐富;檔案的利用量增加;利用範圍擴大、利用深度擴充套件。
1.4時效性強人事檔案應全面、及時地反映當事人的資訊變更，包括職務和職稱的晉升、工資的變動、崗位的調整等基本資訊都應得到適時體現，它與教職工的個人利益息息相關，處理不當，將會影響到高校的和諧發展與人才穩定。
1.5流動性大自西部大開發政策實施以來，人才“春水向東流”、“孔雀東南飛”的現象得到了一定的緩解。但與沿海、東部發達地區相比，少數民族地區無論是在硬體還是軟體上都存在著較大的差距，部分人為了尋求更好的教學與科研環境，一展自己的才華，紛紛奔向了沿海，奔向了大城市，造成了大面積的人才流動，隨之而來的也就是人事檔案的流動。
2、我院人事檔案管理工作存在的問題
2.1觀念、意識有待提高我院地處“老、少、邊、山、窮”的革命老區，受觀念意識、硬體設施等因素的制約和影響，在傳統的人事檔案管理理念的影響下，檔案員對檔案管理缺乏足夠的認識，也缺少與外界的交流與溝通，長期以來存有檔案管理工作無關緊要、檔案管理人員能保證所管檔案不丟失就可以了、檔案管理工作人人都能做好等守舊思想，在這種思想支配下，檔案管理人員完全處於被動服務之中。查什麼就提供什麼，借什麼就給什麼，不重視對檔案的優化與動態管理，這種封閉、落後的人事檔案管理理念影響了我院人事檔案管理的發展。高校本科教學水平工作評估促使我們在結合本院實際的基礎上，要加強與外界的交流與溝通，轉變觀念，更新意識，主動適應新形勢對人事檔案管理提出的更高要求與標準。
2.2資金、裝置條件有限巧婦難為無米之炊。要實現人事檔案管理的規範化、標準化、資訊化，首先要有必要的資金、裝置的投入，這是進行人事檔案資源開發、利用的前提和保障。在學院領導的重視下，經過多年的努力和發展，我院人事檔案管理已經達到了人事檔案管理的基本標準，但情況還不很樂觀，硬體上沒有達到人事檔案管理“三室”(檔案庫房、辦公室、閱覽室)分開的標準，全院教職工的人事檔案塞在不足20m2的小屋中，辦公室與閱覽室“合二為一”，既不利於檔案的查詢，也不利於人事保密工作的原則。高校本科教學工作水平評估“以評促改、以評促建”的原則要求我們認真貫徹執行《中華人民共和國檔案法》的精神，加大對人事檔案管理的資金投入與裝置更新力度，真正做到加強人事檔案管理，主動服務學校的宗旨和目的'。
2.3材料的收集不夠規範高校人事檔案因其獨有的真實性、系統性而成為評估專家瞭解學校各方面辦學情況的媒介，是全面展示學校工作成就與辦學特色的資訊視窗，同時也是衡量學校教育教學質量和管理水平的一個重要標誌。因此，收集齊全完整、整理科學規範的檔案資料是開展各種教育教學評估工作的基礎，是評估專家系統準確瞭解學校各項工作進而對學校作出科學、合理的評估必不可少的憑證依據。但我院人事檔案管理還存在諸多不規範之處如材料的規格設定存在隨意性。比如教師的年終考核表，從紙張規格到字型顏色再到書寫規範等大多不符合檔案管理規定的要求，造成上交到人事檔案室的這些材料不能順利歸入本人檔案，致使專職檔案員整天忙於對接收的這些不合格檔案材料的處理，大大降低了工作效率，在整理檔案過程中也容易導致個人資訊的遺漏與材料的丟失。
2.4人員素質有待提高我院人事檔案管理員大多是“中途出道”，科班出身少之甚少，人員更換頻繁，缺乏檔案管理的專業知識與技能，不能保證檔案管理工作的連貫性與專業性。即使做為兼職檔案管理員，也沒有接受過系統的檔案專業知識和技術的培訓，實踐也充分證明，這些非檔案專業畢業的檔案管理者面對新的管理方法與模式有些無所適從，更談不上科學的管理方法。
2.5資訊化程度不高隨著科學技術手段的不斷更新，人事檔案資訊管理系統已得到普遍採用，計算機資訊的水平也在不斷提高，電子檔案的管理呼之欲出，但有些先進的技術手段還沒有充分挖掘和發揮，計算機技術還沒有在人事檔案管理中廣泛運用，我院目前只是把個人資訊、檔案目錄輸入計算機專用的人事管理系統，資訊檢索、調閱檔案等仍習慣手工操作，無紙化閱檔沒有得到實施。這樣既不利於檔案的保管，又影響了工作效率。如教職工的個人資訊材料包括專業技術資格證書、學歷學位證書等，在本科教學工作水平評估中的收集都是影印件，紙質材料的存檔具有一定的時效性，容易腐蝕，尤其是在材料的搬運中更容易丟失，難以達到長期存檔的目的，面對成堆的評估材料更不容易查詢，如果我們能夠充分利用資訊化手段，將教職工所有個人材料利用掃描器終端輸入電腦，形成電子檔案材料，再將電子檔案材料按一定的規律分門別類進行編號，既利於檔案的存檔，又有利於提高工作效率。
