例會紀要不是將發言者的陳述逐字逐句地記錄，而是整理，是有選擇性、突出重點地羅列。在整理過程中關鍵的是該如何將發言者的陳述言簡意賅地體現在紀要上。筆者認為可以借鑑文言文翻譯時“信、達、雅”的要求。
信，就是誠實。
紀要整理者在工作時完全按照發言者的口氣、思路表述其立場，不得曲解其原話意義。在形容詞、副詞修飾方面需要仔細揣摩。換言之，即便對發言者原話不是很認同，也不能擅自編造可能改變其本意的語句。否則在某種意義上對發言者不敬，同時不排除他人在會議期間使用錄音裝置蒐集證據的可能性，一旦原始記錄與紀要偏差很大，那麼監理機構在糾紛中將處於被動地位。所以信是最基本的.條件。
達，即語句通順。
在確保紀要與發言者原話意思無限貼近的情況下方可尋求書面語句上的通順。對紀要進行必要的結構調整、順序的調換，可使紀要內容更容易被閱讀者接收，避免由於理解偏差造成的問題。
雅，是語言正規、優美，
這離不開一定程度的修辭，當然在監理工作會議紀要上主要表現在專業術語的使用上。在做到信、達的基礎上才能進行雅的修飾，此舉也體現出紀要整理者乃至監理機構文字組織能力水平。從某種程度上說雅是信、達的“上層建築”、“形象公關”。
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一般工程專案召開監理例會的頻率是一週一次，特殊或重大專案可能會提高頻率。該會議涉及的內容絕不是一週七天監理日報的數學疊加，更不是監理週報的翻版，它的內容深度體現在監理日報、週報的突出問題的集合，廣度體現在包括目標控制七大內容。所以此檔案重要性不言而喻。
監理注意事項
1、一些監理機構習慣將施工現場所有問題採用一份檔案(通知單、信函或聯絡單)發出，在體現檔案內容飽滿全面的同時卻忽視了檔案針對性的原則。如此無側重點的檔案會引發閱讀者誤解。
2、目前一些檔案缺乏影象資料，監理檔案全盤文字敘述，無任何附件支援，那麼施工單位在回覆時也可能不會附上閉合圖片附件，如此該過程可以解讀為務虛、偽造。
3、監理檔案編寫是一個系統工程，涉及面廣。而編寫水平也是隨著國家法律法規、規範的更新與時俱進，只有不斷解讀剖析法規、規範性條文才能更好地完善監理檔案的編寫工作。
