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監理檔案與資料是指在對工程專案實施監理過程中形成的一系列檔案和資料，它包括監理管理檔案、質量監理檔案、施工安全監理與施工環保監理檔案、費用監理檔案、進度監理檔案、合同管理檔案及工程監理月報、監理工作報告、監理日誌、會議紀要、巡視記錄、旁站記錄、監理工作指令、工程變更令、工程分項開工的申請批覆、試驗抽檢的原始記錄等。監理檔案與資料根據其內容和作用的不同可分為以下幾類。
一、監理管理檔案與資料
監理管理檔案包括監理方案、監理計劃、監理細則、監理人員崗位職責、監理單位貫徹質量標準的有關作業檔案。
1.監理方案
監理方案又稱監理大綱，是監理單位在業主開始委託監理的過程中，特別在業主進行監理招標過程中，為承攬到監理業務而編寫的監理方案性檔案。
2.監理計劃
監理計劃是監理單位在接受業主委託並簽訂監理合同之後，針對所要監理的工程專案編制的如何實施監理的計劃，是開展監理工作的綱領性檔案。
3.監理細則
監理細則，是在監理計劃的基礎上，由專案監理機構的專業監理工程師針對建設工程中某一專業或某一方面的監理工作編寫，並經總監理工程師批准實施的操作性檔案。它的作用是指導本專業或本子專案具體監理業務的開展。
4.監理人員崗位職責
主要指監理機構中各類監理人員的崗位職責，主要包括：總監理工程師、總監理工程師代表、專業監理工程師(有路基、路面、結構、橋樑、隧道、機電、安全、環保等)及監理員等崗位的職責。
5.監理單位貫徹質量標準的有關作業檔案
主要是指監理單位根據工程專案的具體情況，為落實質量標準而編制的一些專用的辦法或操作規程等。
二、質量監理檔案與資料
質量監理檔案與資料包括質量監理措施、規定及往來檔案、試驗檢測資料、監理抽檢資料、交工驗收工程質量評定資料。
1.質量監理措施、規定及來往檔案和信函
主要是指在監理實施過程中，監理機構針對具體工程中的質量問題提出的處理意見、建議或處理措施及相關的規定，以及與之相關的和業主、承包人之間來往的檔案和信函。
2.材料試驗、檢測資料
主要是指監理過程中的驗證試驗、標準試驗、工藝試驗、抽樣試驗和驗收試驗的試驗資料。具體包括：原材料進場前的驗證試驗、標準試驗(主要有土工標準試驗、集料的級配試驗、路面基層(底基層)標準試驗、混凝土配合比試驗、瀝青混凝土配合比試驗、結構的強度試驗等)、工藝試驗(如路基、路面試驗路段的檢測試驗)、抽樣試驗(包括原材料的物理效能、土方及其他填築施工的密實度、混凝土及瀝青混凝土的強度等)、驗收試驗等。
3.監理抽檢資料
即監理進行的抽樣試驗，主要包括土方、路面基層(底基層)、瀝青混凝土路面的壓實度;砂漿強度;混凝土強度;路面基層(底基層)、水泥混凝土面層和瀝青混凝土面層的強度等抽樣試驗。
4.交工驗收工程質量評定資料
主要是指在交工驗收中監理籤認的相關質量檢測資料。
三、進度監理檔案與資料
進度監理檔案與資料主要包括工程進度計劃審批、進度計劃檢查、調整的有關檔案;工程開工/復工令以及工程暫停令等。
1.進度計劃審批、檢查、調整的有關檔案
主要包括監理對承包人提供的月進度計劃、年進度計劃、季或年度計劃、總體計劃進行審查、調整和批准的相關檔案。
2.工程開工/復工令
3.工程暫停令
四、費用監理檔案與資料
費用監理檔案與資料包括各類工程支付檔案、工程變更有關費用稽核檔案、工程竣工決算稽核意見書等。
1.支付檔案
工程支付檔案包括計量記錄和支付證書。符合要求的計量記錄，能說明哪些已經計量，哪些尚未計量;哪些已經簽發支付證書，哪些尚未簽發支付證書。
支付證書包括中期支付證書和最終支付證書。支付證書由一系列支付計量表組成，主要包括：工程計量申報表、工程款支付申請、工程計量支付彙總表、工程款支付證書、工程變更一覽表、工程進度表等。
2.工程變更檔案
工程變更檔案主要由工程變更令、工程變更申報表及附件(如變更理由證明材料、計算書、圖紙等)組成。
3.工程竣工決算稽核意見書
五、施工安全和環境保護監理檔案
施工安全和環境保護監理檔案應包括安全管理的規章制度、安全措施、安全會議的記錄、安全檢查的結果、安全事故的有關檔案以及施工環境保護的規劃、環境保護的措施、環境保護的檢查等。
六、合同管理檔案與資料
合同管理檔案與資料主要包括承包人的保險手續的有關檔案、延期索賠申
請、分包資質資料以及批准的延期時間和索賠費用檔案、價格調整申請及批准的檔案。
七、工程監理月報
監理工程師應將工程進展情況、存在的問題，每月以工程監理月報的形式向業主及上級監理機構報告。
監理月報由專案總監理工程師組織編寫，由總監理工程師籤認，報送業主和本監理單位，報送時間由監理單位和業主協商確定，一般在收到承包人專案經理部報送來的工程進度，彙總了本月已完工程量和本月計劃完成工程量的工程量表、工程款支付申請表等相關資料後，在最短的時間內提交，一般時間為5～7天。
監理月報的內容包括：本月工程概述，工程質量、進度、安全、環保、支付、合同管理的其他事項，合同執行情況，存在的問題，本月監理工作小結等。根據建設工程規模大小決定內容的詳細程度，具體內容如下。
