一、公文的含義及種類
公文是國家機關和其它社會組織在行使職權和實施管理的過程中，形成的具有法定效用的與規範格式的檔案材料。國家機關公文（包括電報，下同）是行政管理過程中形成的具有法定效力和規範體式的公務文書，是傳達貫徹黨和國家的方針、政策，釋出行政法規和規章，施行行政措施，答覆問題，指導、佈置和商洽工作，報告情況，交流經驗的重要工具。
國家機關的公文種類（文種）包括兩方面：一是按照《國家行政機關公文處理辦法》的規定，分為13種：命令（令）、議案、決定、意見、公告、通告、通知、通報、報告、請示、批覆、函、會議紀要。二是按《中國共產黨機關公文處理條例》（1996年5月）規定，分為14種：報告、請示、函、決定、通知、意見、通報、批覆、會議紀要、指示、決議、條例、規定、公報。
二、公文的特點及作用
（一）公文的特點：
1、鮮明的政治內容。公文在內容上具有鮮明的政治性。我國是中國共產黨領導下的社會主義國家，運行於我國各機關的公文，必須貫徹黨和國家的路線、方針、政策，有利於社會主義制度，維護人民的利益。
2、法定的權威性和約束功能。公文的法定作者是合法的制發機關，而非執筆者個人。機關的制發權力是經法定認可確定的，因此，各級機關所發公文在有效的時限、範圍內，具有國家法律所賦予的'權威性和約束力。公文一經制發，有關的受文機關和人員就必須嚴肅認真地對待，這就保證了它的執行效能。
3、一定範圍和使用時間。一份公文對應某一方面的工作、發給一定的受文物件，這就限定了公文的空間範圍，超出該範圍，公文便失去其效能。此外，公文的效能還受一定時間的限制。公文皆為解決現實問題而制發，一般要求限期傳達執行，緊急公文更強調了它的現實執行性。公文總是在規定的空間範圍內和時間效力範圍內生效，一旦工作完成了，問題解決了，或新的有關公文制發出來了，原公文的效用也結束了。
4、規範性的文體形式。公文是一種高度程式化的應用文體。公文在長期實踐中形成了獨特的寫作格式和一套制發規範，並用國家法規予以規定，任何機關都不得另搞一套，各行其是。公文的規範化對提高行政機關工作效率、推動文書工作現代化有著重要的作用。
5、準確莊重的文風。撰制公文是一項嚴肅的工作，公文要維護其政治性和權威性，就必須保持準確、嚴肅、莊重的文體特點。這就要求反映事物客觀實際，表達意見態度明朗，選詞用語嚴謹準確，從而形成理正辭嚴、簡練明達、莊重有力的公文風格。
（二）公文的作用：
1、釋出政令，傳達決策。黨的各項方針、政策，國家的各項政令、法規、決定，各級各類機關的決策意圖，需要釋出開來、推行下去，報告上來、傳遞出去，這就要藉助公文，通過公文執行渠道來實現。從釋出最高一級機關制訂的大政方針，到傳遞最低一級機關的報告、請示，無不依靠公文這個工具。
2、指導、推動工作。由於公文是一種具有權威性的特殊文體，各級機關運用公文手段來推行決策意圖。領導機關用它來組織和指導各系統、部門、地區的具體工作；下級機關用它來彙報情況或求得批准支援，以開展工作。公文是推動行政機關工作的一項不可缺少的重要工具。
