當有客人來辦公室時，接待人員應該做好接待工作，那麼該怎麼做呢？下面是小編為你整理的做好辦公室來訪接待工作的方法，希望對你有幫助。
保證辦公室整潔、乾淨:
當有客人來自己家中拜訪的時候，我們都會對家中的角角落落提前打掃一番。辦公室也一樣，我們應該每天對辦公室進行打掃，保證辦公室地面的清潔。對辦公桌上的物品進行分類擺放，不要東一堆、西一堆的讓人看起來很雜亂。辦公室是否整潔、乾淨可能會直接決定客人對公司的第一印象。
提前佈置會談場所：
當有客人前來的時候，一般都會安排他們在會議室進行會談。因此在會談之前應該提前佈置好會議室，擺放一些花等裝飾。如果是商務會談，還應該提前準備好跟會談有關的材料，提前安裝好會議電話、投影儀等會議工具。
提前準備茶水、水果：
不管來訪的客人身份如何，在交談之前我們都應該給客人們端上一杯茶水，如果有條件可以在辦公室中擺放一些新鮮的水果、瓜子之類的小吃給客人們品嚐，也可以在辦公室中準備一些瓶裝礦泉水之類的飲品。
提前通知同事將有客人來訪：
雖然辦公室是辦公的地方，一般大家都會專心工作，但難免會存在在休息時間三兩同事交談的情形。當得知有客人來訪時，提醒交談的同事們談話聲音低點，不要吵吵鬧鬧的，以免影響公司的形象。
服裝穿戴乾淨、整潔：
辦公室是大家辦公的地方，屬於公共場合。所以員工在這裡辦公的時候一定要注重自己的服裝，穿正裝上班，切勿穿的太休閒，也不能穿的太花哨。如果有些公司有規定要穿工作服上班，那就應該根據公司的要求穿上乾淨的工作服。
提前制定好參觀路線：
當有客人們前來參觀、考察自己的公司時，應該提前幾天跟各個領導商量好具體參觀的路線。如果是參觀工廠車間等場所，還應提前準備好安全帽，並要求車間各崗位員工按規範要求進行操作。提前制定好參觀路線並交代好各崗位的員工，儘量做到十全十美。
安排好交通、住宿：
如果是遠方的客人前來參觀，我們應該提前跟對方取得聯絡，獲得對方到達目的地的具體時間，如果可以應該安排公司的司機前去接應。當會談結束後還應該安排適當的場所給客人們用餐，並應安排好乾淨、清潔的酒店給客人們休息。
做好辦公室來訪接待工作的方法2"凡事預則立不預則廢",每有接待任務時，作為整體籌劃人員得提前方方面面考慮，從每個細節，每個程式過程入手，都要細細從自己腦海裡像放電影一般細細過一遍。
接待前做好充分的準備是保證接待工作質量的前提。首先，要溝通情況，明確上級領導此行的目的意圖。具體包括上級或對方來訪的人數、身份、民族、性別、日程安排等，還要掌握上級領導來檢查指導哪些工作、有什麼要求、活動的方式等等，以便安排好餐飲、住宿、車輛，彙報材料準備等各項工作。其次，要周密考慮，制定方案。在瞭解掌握以上情況後，要制定好接待迎檢方案，主要包括所需材料的準備、迎接引導、座談彙報、食宿安排、結束送行、宣傳報道、注意事項等。方案中的每項任務、每一個環節都要細化到部門和責任人。方案制定之後，要送有關領導審閱，待領導審定後，及時通知有關人員或召開專題會議詳細安排，讓每個參與人員都明確自己的職責和任務。接待方案在執行中要根據需要隨時調整，並及時通知有關工作人員。
每次檢查接待都緊緊張張，把自己也搞得手忙腳亂，還總會出錯，達不到領導滿意的效果。其實早早籌劃，把每一個可能發生的情況，把每一個細節都想到了、安排紮實了，就完全可以有條不紊的做好接待的每項工作。
(一)迎接引導，沿途介紹。迎接時要根據人數安排好接待車輛，參加迎接的人員要與所接人員在級別或身份上對等或稍低一點，並提前到達車站或約定地點。接到後，沿途要主動介紹景觀或接待安排情況，徵求意見，要避免冷場。迎接還要注意引導時自己行走的位置、問候握手時的動作、介紹雙方領導的順序、乘坐車時的禮節等。
(二) 檢查工地，精心準備。現場檢查要提前安排好車輛，人多時注意將車輛編號，引導客人按順序乘坐。根據需要前面可安排引導車輛，交待清楚行走路線。施工現場要提前準備好安全帽，茶水或礦泉水，餐巾紙等，材料要堆碼整齊，橫幅要放到懸掛到醒目位置，展板要整潔乾淨，能充分顯示公司文化及專案部施工動態，並要有專人做施工介紹，同時要安排好休息地點、方便地點等，(如果要乘坐專列時就得注意軌道車的佈置：椅子，茶几、紙巾、垃圾桶、菸灰缸、擴音器等)檢查完後要有專人回收安全帽，給參觀者留一個善始善終的好印象。
(三) 住宿吃飯，妥善安排。住宿要根據需要進行安排，酒店及房間類別要提前溝通，確認來訪領導的身份以預定相應級別的房間，在樓層及房間號上都要有所講究。如果在專案部小餐廳用餐就得提前安排，一是小餐廳餐桌準備：餐桌最好要有桌布，凳子要有椅子套並要及時清洗保持乾淨，餐具要按規格擺放整齊，有的餐具用的時間長了有茶漬等，用去汙粉可以清洗乾淨，轉盤玻璃也得擦洗乾淨。二是消毒櫃、冰櫃，空調等裝置及綠色盆栽要注意打掃，及時將上面灰塵拂去。三是注意小衛生間的環境衛生，不能留死角。就餐要嚴格按照接待標準，突出地方及時令蔬菜等特色，根據來人習慣安排就餐方式，特別要注意飲食衛生及有沒有忌口的。就餐時本單位參加人員應與領導對等或高半格，並安排好座次。
(四)注意送行，善始善終。接待結束後應安排好送行，不能來時熱情迎接，走時冷冷清清，導致整個接待效果大打折扣。可先幫助客人訂好車票，屆時做好送站工作。
整個接待活動結束後，接待人員要對本次活動進行認真全面的總結，看看哪些方面做的比較到位，哪些方面還存在問題或不足，要通過總結不斷提高接待質量和效率。同時，作為辦公室人員要注意平時的學習積累，瞭解掌握各方面的.知識(自己平時工作能用到的所有資源)，特別是對專案部施工生產，本地本部門的情況要了如指掌，為自己進一步做好接待工作做好鋪墊。
做好辦公室來訪接待工作的方法3接待工作是企業辦公室工作系統的重要環節，接待工作水平高低能夠集中反映一個企業的整體形象，能夠展示出接待人員的素質和能力，同時對於推動工作開展也具有十分重要的作用。在新形勢下，為適應企業發展要求，辦公室接待工作必須做到熱情周到、耐心細緻、規範有序、客人滿意，從而更好地發揮職能部門作用，以實際行動樹立現代企業機關的新形象。
一、認真細緻地做好接待前準備
接待前做好充分的準備是保證接待工作質量的前提。首先，溝通情況，瞭解意圖。在接到上級部門或對方的通知或電話後，應立即向有關領導彙報，並主動與對方取得聯絡，瞭解清楚上級或對方來訪的人數、身份、民族、性別、日程安排等，還應掌握上級領導來檢查指導哪些工作或來訪客人的主要目的、有什麼要求、活動的方式等等，以便安排好餐飲、車輛，確定參觀或會務 型別及地點等各項工作。
其次，超前考慮，周密安排。在瞭解掌握以上情況後，對接下來的接待工作進行充分考慮，主要包括所需材料的準備、會務地點的確定、餐飲的安排、結束送行的禮節及其他有關注意事項等。考慮中的每項任務、每一個環節都要細化任務，做到分工合理，責任明確，使每項工作都有人負責、有人承擔、有人落實。在考慮接待工作時要注意對待上級機關與兄弟單位的區別，因人而異，根據需要妥帖安排。接待工作考慮成熟之後，及時向主管領導彙報，徵求領導意見，並按照領導要求進一步完善接待工作。接下來，就進入了具體實施階段：一是迅速召集辦公室有關人員對接待工作進行詳細安排，讓每個參與人員都明確自己的職責和任務。二是對開會時所需材料的撰寫、列印進行督促辦理，必須在會前整理出來，同時對開會時所需的水果、茶水等接待物品進行準備，發現不足，及時採購，以防會議期間不夠用。三是通知餐飲部門做好桌次的安排、飯菜的準備工作。各項細節都必須考慮到、安排到，確保萬無一失。
接待工作比較繁雜，每一個環節都直接或間接地影響到單位的整體形象，接待人員一定要細心、小心，不能粗心大意、寧可備而不用，不可用而不備，否則就會在變化了的情況面前束手無策，易出漏洞。這方面的體會是很深的，偶然的情況，往往會使我們措手不及。如有時召開會議按通知要求有這麼多人蔘加，準備了這麼多的會場和桌椅，結果有些單位多派一些人蔘加，臨時找人擺座椅弄得手忙腳亂，使與會人員不能按時就座。有時出席會議領導有變化，本來了解到一位領匯出差未回，座牌就沒有放，結果在臨開會的幾分鐘這位領導突然來了，弄得措手不及。不管怎麼說這都是由於工作考慮不細造成的。所以說辦會要經得起檢驗，辦事要經得起核查。計劃要周詳，行動要謹慎。接待人員必須使自己養成細心再細心的工作習慣。
二、熱情周到地做好接待中服務
在具體接待工作中，要安排好迎接、會務、餐飲、送行等工作，並注意搞好協調配合，使各個環節銜接妥當。首先是迎接上級領導或兄弟單位。作為負責接待工作的責任人，在上級領導或兄弟單位領導確定的出發時間前，與其隨行負責人員取得聯絡，以便得知領導何時出發，以防領導有什麼重要事務推遲出發時間而作為接待單位不知道。如果通過聯絡確定領導已出發，作為接待負責人就要及時通知領導，讓領導做好下樓接待準備。迎接領導時還要注意自身行走的位置、問候握手時的動作、介紹領導的順序及會議座次的安排等。 其二，要注意會務過程中服務的細節，服務人員在倒水時，定點定時，每隔15分鐘或半個小時到會議室倒水一次，作為接待負責人在會務期間，如發現那位領導水已喝完，要及時通知服務人員來倒水。
其三，餐飲要提前徵求意見，及早安排。作為接待負責人要與來查、來訪領導的隨身人員及早進行溝通，瞭解他們一行中有無少數民族或其他注意事項，在安排餐飲時，更得心應手，更容易使到來人員感覺考慮的周到、服務的到位。
最後，注意送行時的禮節。各項活動、議程結束後，應安排好送行，提前通知司機到餐廳門口，等候領導。在領導上車前，握手送行，上車後，揮手告別，祝來查、來訪人員一路順風。還要注意必須等來查、來訪人員乘坐的車輛啟動後再離開。
三、及時全面地做好接待後總結
整個接待活動結束後，接待人員要對本次活動進行認真全面的總結，看看哪些方面是領導最滿意的，哪些方面還存在一些問題或不足，好的方面要繼續發揚，不足之處注意彌補改進。要通過總結不斷提高接待質量和效率，使今後的接待工作責任分工明確，頭緒層次清楚，既讓客人滿意，又能降低接待成本。 一個單位能不能給來訪領導留下良好的印象，除了這個單位的硬體設施之外，接待人員的素質也是一個重要因素。這就要求接待人員要十分注意接待禮儀，在接待時要衣著整潔得體，言談熱情文雅，舉止莊重大方，注意把握分寸，掌握尺度，做到樸實、真誠、熱情，使來訪領導有“賓至如歸”的感覺。同時，工作人員要注意平時的學習積累，瞭解掌握各方面的知識，特別是對本單位的情況要了如指掌，以便更好地做好接待工作。
