如何當好外企祕書呢？外企祕書，又稱奧菲斯小姐，因其幾乎百分之百由青春靚麗的女性擔任，而形成了上班族中一道獨特的風景。下面小編帶著大家一起來了解一下吧！
這確實一直是個引人注目的職業。工作幹練、舉止得體、形象優雅是奧菲斯小姐給人們的印象。當外企祕書能很快熟悉公司業務，能鍛鍊辦事的綜合能力，能獲得升遷的機會……種種“好處”吸引著夢想當外企祕書的人。然而，要當好著實不易，工作瑣碎、辛苦不說，如果和老闆相處不好，隨時都有被“炒”的危險。
一位老闆說： “我每天跟祕書在一起的時間甚至多於自己的太太，好祕書對老闆至關重要。”
在老闆眼中，兼備以下兩種型別的才能是好祕書。一是影子型祕書：恪盡職守，默默工作，凡事不用老闆監督，只有她不在時才會引起老闆注意；二是助理型祕書：能向老闆提供中國文化諮詢、充當翻譯、會做公關及市場推廣工作。
以下幾條是成為一個奧菲斯小姐的基本條件：踏實敬業，講究實效；有較寬的知識面和辦事能力；除了祕書工作需要的專業知識之外，外語水平要高、操作辦公自動化裝置能力要強；講究禮儀禮貌，熟悉處事禮節，善於人際交往，情商較高。
有人總結了外企祕書工作的十二字“要訣”：主動工作、彼此信任、辦事靈活。
主動工作
肖茵是名外企祕書，她的老闆是一家外企公司營業總監。剛進公司的時候，她對如何做好一個營業總監的祕書十分茫然。但她是個聰明人，從進公司的第一天起，就沒有把自己定位在一個普通小祕書上，她的假想職位是僅次於總監的總監助理。她一邊跟同公司的祕書小姐學習事務性工作，一邊注意著總監助理的一舉一動，暗暗努力要把助理的那套本事學到手。
一般的祕書小姐對老闆畢恭畢敬、一絲不苟，老闆一不在就放鬆下來偷偷做些自己的私事。而肖茵一閒下來馬上就回想，最近幾天老闆交代的事情自已有哪幾件還辦得不夠好，自己還有哪些方面不足需要繼續充電，然後利用空閒與其他公司的祕書小姐交換資訊。還打聽哪裡開張了新飯店，哪家五星級賓館請了新的法國廚師，這些情報在老闆應酬客戶的時候都是關鍵，老闆宴請是否得法，常常關係到經營上的戰略部署。當然肖茵還要在各行各業建立一些自己的關係，以備不時之需。
有一天快下班的`時候，老闆突然把助理叫到跟前說，今晚有朋友來，我請他們到賓館吃飯，你把這事辦一下。但老天故意作弄人，偏偏這一天賓館爆滿定不到位子，急得助理不知如何是好，只有向老闆如實告知。肖茵在旁邊得知後說：讓我來試試。結果，肖茵辦妥了一切並得到老闆的讚許。要不是平時的積累，燃眉之際是拿不出來的。
一次肖茵跟老闆去見合作伙伴，這天老闆要和這位夥伴籤一個重要的合同，肖茵跟著老闆下車的時候，天空中飄起了小雨，她故意放慢腳步，悄悄問司機車上有沒有傘，司機說沒有，於是肖茵摸出五百元對司機說，請你幫忙立刻到附近買一把名牌傘來，尺寸要大些。等老闆簽完合約，從樓裡出來的時候，大雨滂沱，肖茵緊走幾步，從司機手裡拿過傘遞給老闆，老闆風度極好地為合作伙伴打起傘，送對方上車。一切漂亮圓滿，毫不拖泥帶水。終於有一天，老闆把肖茵叫到面前對她說：從下週起，提升你為我的助理，同時擔任祕書工作，你一身兩職沒問題吧？
與老闆一起工作有兩大機會一定要抓住：一是有條件瞭解公司的業務、老闆的思想及許多幕後事情，業務部門職位有空缺時，老闆首先會想到值得信賴的祕書，許多高階經理原本就是做祕書的。
彼此信任
剛來公司的時候，官燕燕只會打字、接電話，英語水平一般，對保險投資業務一竅不通。而現在，除了一般的祕書工作外，官燕燕兼做公司的翻譯、出納，對公司的業務很熟悉，是老闆名副其實的助手。
宮燕燕能有今天，得益於進了一家小公司。因為大公司分工很細，祕書只能接接電話、打打字。而小公司則不同，只要肯幹，總有機會做你沒做過的事。
宮燕燕是個閒不住的人，剛來就把許多人不願做的事攬下來。什麼擦桌子掃地，端茶倒水，從沒有覺得這些是分外的事。反正有事幹就高興。宮燕燕不聰明，但宮燕燕很勤奮。比如，接電話，不僅簡單地做記錄，而且把對方的意圖領會清楚；如果是替老闆“傳話”，也希望不斷搞清楚他的工作思路。時間一長，燕燕對公司的情況越來越瞭解，工作也順手了。
宮燕燕說，祕書和老闆之間，如果彼此信任，工作中即使出現矛盾也容易解決，反過來則可能“無事生非”。人都有不高興的時候，老闆也如此。因為祕書對老闆工作以外的生活並不瞭解，偶爾出現小摩擦很自然。比如，某天老闆心情不好，他帶著祕書和對手談判，談判中，祕書發現他用詞有誤，好意提醒他，老闆卻不領情，大發雷霆，認為當眾傷了他的面子。再比如，祕書為老闆約定了與客戶會談的時間，但因對方沒有安排好，讓自己的老闆空跑一趟，老闆當然生氣，通常會認為自己的祕書工作沒做好。
要避免這些麻煩，方法只有一個，讓老闆信任你。平時祕書要兢兢業業地工作，老闆在與不在都一樣認真工作，讓老闆瞭解；他交辦的事，你會不打折扣地完成，這其實表明了你對老闆工作能力的信任。老闆對祕書信任了，遇事就不會馬上怪罪下來，而會多瞭解瞭解原因。官燕燕很幸運，能與老闆彼此信任，工作合作得很愉快。
去年，政府批准了宮燕燕公司在中國經營保險業務，這次只批准了7家，是從世界80多家想在中國發展的同類公司中選出來的，一個國家只允許來一家公司。這是很高的榮譽，成功中有官燕燕的努力，官燕燕十分高興。
宮燕燕在外企當了七年祕書。她的經驗是：不要忘了你是誰——祕書是老闆的助手，任何時候都不要替老闆做決定。過分親密使不得——以為和老闆熟就能隨時向他打聽私事；更不能開有損老闆尊嚴的玩笑。修飾打扮別“過火”——祕書代表著公司的形象，衣飾要典雅大方。牛仔褲與“薄、透、露”均不宜進辦公室。最穩妥的辦法是化淡妝，著職業裝。
辦事靈活
柳丹的老闆是個思維很活躍的人，接受新事物很快。他喜歡科技開發，對電腦和INTERNET的發展跟得很緊，他的許多工作都在電腦上完成，日程表都在電腦裡。祕書不用為他打字，但電腦操作水平得不斷提高以便更好地為他服務。因柳丹經常要替他上網辦事，所以柳丹的計算機水平提高很快。老闆日常也很“善變”，作為祕書，柳丹學會比他更善變，因而和他相處愉快。
以前他讓柳丹發傳真，前5分鐘剛交給柳丹，後5分鐘就要修改內容，而柳丹已手腳麻利地發了。後來，柳丹告訴自己：多等他一會，矛盾就這樣解決了。
柳丹最得意的是去年為他安排的休假旅行。老闆先是要到孟加拉國，柳丹預訂了機票，不幾天，他聽說孟加拉國局勢不穩又決定去澳大利亞。直覺告訴柳丹，他有可能“變回來”，就沒取消預訂的機票。果然，過了兩天他興高采烈地說，去孟加拉國沒問題了，請柳丹快去訂機票，當時如果重新訂已經來不及了，幸好柳丹早有準備。
所以，職業生涯設計專家認為，有些人不適合當祕書，如性格內向、思想保守、適應能力差的人，因為她們喜歡直線思維，辦事不靈活。只有頭腦靈活、善於應變的人，才能獲得老闆的賞識。
