文祕人員一般是指經過學習,掌握公關與文祕專業的基本理論與基本知識,熟悉現代文書學、祕書學的原理和方法、具有較強的寫作能力、能熟練地從事文書、祕書事務工作,能進行文章寫作、文學編輯和新聞寫作、有較強的公關能力、並從事資訊宣傳、文祕服務、日常辦公管理及公共關係等工作的人才。那麼文祕的主要工作內容是什麼?我們一起來看看吧!
具備條件:
(一)
1、簡單的辦公室管理
2、文書起草、有一定文字功底
3、熟悉office辦公軟體,打字速度快
文祕有行政文祕和企業文祕等幾種,它們之間既有相同或相似之處,又有不同之處。
如果做行政文祕,除具備公文寫作能力、電腦文書處理能力之外,要有較為紮實的文字功底,還要對該行政機關(政府部門)的業務以及與業務有關的法律法規有一定的瞭解。
如果做企業文祕,應具備企業合同、協議等文字的起草能力,有一定的速記能力,有一定的法律法規功底,當然更要有操作電腦、文書處理的基本能力。
(二)
1. 接聽、轉接電話;接待來訪人員。
2. 負責辦公室的文祕、資訊、機要和保密工作,做好辦公室檔案收集、整理工作。
3. 負責總經理辦公室的清潔衛生。
4. 做好會議紀要。
5. 負責公司公文、信件、郵件、報刊雜誌的分送。
6. 負責傳真件的收發工作。
7. 負責辦公室倉庫的保管工作,做好物品出入庫的登記。
8. 做好公司宣傳專欄的組稿。
9. 按照公司印信管理規定,保管使用公章,並對其負責。
10. 做好公司食堂費用支出、流水帳登記,並對餐費做統計及餐費的收納、保管。
11. 每月環保報表的郵寄及社保的打表。
12. 管理好員工人事檔案材料,建立、完善員工人事檔案的管理,嚴格借檔手續。
13 社會保險的投保、申領。
14 統計每月考勤並交財務做帳,留底。
15 管理辦公各種財產,合理使用並提高財產的使用效率,提倡節儉。
16. 接受其他臨時工作.
(三)
文祕是要能幹且漂亮的,要寫得一手好文章,英文好.懂得與客戶溝通,必要時要應酬。
這一行是不太好做,什麼都要做,不管是好與壞公與私,只要老闆叫你做你就得做,外面太陽多麼大要出門時還是得出門
1.負責人事處文祕、公章管理。
2.開具各種信函(包括行政介紹信、證明等)和幹部(工人)調動通知。
3.負責各種檔案和通知的.收發和督辦工作。
4.負責本部門的信訪接待和日常事務工作。
5.負責人事檔案和文書檔案的管理工作。
6.協助做好人事統計報表的統計工作。
7.負責人事處網頁的維護和檔案、表格的錄入工作。
8.做好本部門計生、安全保衛、保密等工作。
9.完成處領導交辦的其他工作。