酒店會議接待工作是一項細緻的工作，接待人員要做好萬全的準備。下面是小編為你整理的酒店會議接待程式，希望對你有幫助。
一、 會議報道之前的工作
1、與會議主辦單位確認會議的報到日期、會議名稱、會議用水牌和布標、到會的大致人數、使用會議室的日期和會議室擺設方式、會務組老師(或工作人員)到達日期(確認航班或車次)、會務組的會議要求(會議主辦單位內容， 到會講課老師的安排和待遇、接送問題、酒店住宿安排、講課的時間、有關會議安排的細節問題、會後考察的具體行程安排);同時提供所掌握的酒店情況給會議的老師以供其參考，在推薦酒店的過程中需要注意選擇的酒店的價格在符合會議要求的`範圍內。
2、在上述情況落實後儘快將所選酒店訂妥(房間、餐標、會議室價格按天計算、酒店位置)，落實在會議報到日期接站所用車輛和聯絡方式(需根據報到人數安排相應接站用車);落實會後考察行程的用車、導遊、火車票、飛機票、地接社(只是提前進行大致預訂)。
▲會議場地要求：9個多媒體教室;容納2-300人左右
3、在酒店預訂完畢後，將酒店的大致情況以書面的形式將傳真件傳送至主辦方，尤其是將酒店的具體準確的所在地理位置和從機場或火車站出發到達酒店的乘車(公交車)方式告知會議主辦方;同時可再次與對方確認會議報到人數和日程安排有無變化或是更改。
4、第三項(3、)工作完畢後可向行程用車單位或個人、導遊、機車票、地接社作出相對準確的答覆，以便對方作出相應的安排和接會準備。
5、準備會議所用相關用具(會議在酒店或團隊車輛使用的各類標識、簽到登記的表格、文具用品、學習資料袋包括：筆記本、筆、檔案袋】、預訂返程交通所用表格和車次時刻表、相應的返程交通價格表、會後考察的紀念品【禮品】、座籤牌)同時通知會議用酒店此次會議的名稱和對於提前到達的學員如何安排住宿。
6、通知酒店，會務工作人員需要提前一天也可根據到會人員的情況而定進駐酒店並準備會務組用房;同時通知接站的用車和確認司機的聯絡電話、車型及接站人員會議所在酒店和會務組房間號;同時與會議主辦方聯絡告知會務工作人員已經入住酒店。在入住酒店後須將會議的名稱和報到地點、乘車方式、酒店聯絡電話、會務組所在房間通知辦公室職守人員
二、 會議報到前準備工作
1、入住酒店的工作人員須將會務組房間佈置好以便會議報到時使用;同時與酒店各個相關部門協調好會議細節問題(如：會議用布標、水牌、會議室、餐廳的情況);將會務組標識張貼好在容易看到的地方。
2、詳細瞭解本會議所用場所的位置。如: 餐廳、會議室、會務組老師和講課老師所用的房間。
3、相關會議使用裝置的準備情況。如：會場佈置情況、多媒體投影儀。
三、 會議期間的工作
1、會議在報到期間最重要的是收費。在收費過程中必須細緻、準確、書面登記。
收費過程中必須嚴格按程式操作，及：
(1)確定學員情況
(2)根據情況計算應交費用
(3)填寫收費據不撕!
(4)收款
(5)將收據撕下交於學員
(6)填寫報到表。
2、在出現收費後，收據已開出的情況下;學員行程出現變化必須在原收據的基礎上進行加註或更改，更改後的內容必須有客人簽字和日期。
四、會議期間需要注意注意問題
1、會務組必須始終保持整潔、乾淨和安靜的環境。
2、會務組所用的書面檔案需儲存完好。
3、會務費的支出或相互來往必須以書面形式體現;及相互出據憑證。
4、各人會務款必須保管好，做到每天進行清點，保險安全的寄存。
酒店會議接待程式篇2會議前期工作
1、根據客戶的要求，初選會議接待單位，考察路線、並作出初步計劃和建議書， 安排好客戶考察，踩線的接待工作，協調有關關係。
2、協助客戶最終確定接待單位和考察路線，務求高質量、低價位.
3、代表客戶與各有關接待單位洽談，簽訂有關合同協議。
4、制訂完善的接待計劃，交客戶審定。
5、做好會務組抵達前的社會配套服務、市場調查及各項準備工作.
接送站、司機服務
1、人 員：根據會務要求，本公司由商務會議中心總經理率領專業會務工作人員分別負
責火車站、機場接送站工作。
2、車 輛：由計劃有償提供4——45座各類汽車接送站
3、接待標準：(1)提前舉牌候客。(2)接待人員規範服務。(3)重要客戶、領導由公司董事長或總經理進站臺或機場鮮花接送，必要時請省、市高層領導和媒體出面迎送並警車開道。(4)24小時服務。
報到、返程服務
1、本公司選派一名優秀工作人員隨會務組協助報道工作
2、提前做好返程票源的準備工作，並準備酒店功能表，山東地區的火車、飛機時 刻價目表，返程票預訂建議書。
3、所有客房提前擺放鮮花、水果、會務組的祝福卡。
4、24小時解答客戶諮詢，完成會務組隨時交給的其它任務 。
備註：機票：可根據客戶要求代辦，免收手續費。
火車票：無論多少人都能100%保證(包括節假日期間)。手續費：收5元/張(異地手續費按採購成本計算)來乘火車票確實有困難時，山東省中旅客協助解決。
文祕、宣傳服務
1、可提供一臺電腦，一套列印裝置供會務組使用。
2、可選派一名8000字/h以上水平的打字員，一名熟悉濟南情況的祕書，隨會服務。
3、提前做好文印、宣傳、廣告、醫療衛生、選單表、作息時間表、會議日程、議程、旅遊安排表，領導坐席表等會議檔案及會場內外佈置等後勤服務工作.
財務服務
1、公司選派一名財務人員具體協助會務財務工作。
2、協助會務組及時清理，互籤用房、用餐、用會議室等酒店消費情況，精打細算，節約開支，提供酒店不提供的其它所有財務服務。
酒店服務
1、提前20天與酒店洽談簽訂會議接待協議，明確、詳細、嚴格規範責任和義務。
2、公司商務會議中心總經理全程跟會，具體協調酒店房、餐、會議、娛樂、財務、交通、後勤、動力保衛、醫療等方面的工作。
3、提前做好會議報到，控房，臨時用餐、用車、車輛擺放，酒店安全保衛等方面的工作。
4、提前準備房間、會議室的鮮花、水果，酒店的橫幅、彩虹門、汽球、會標、指示牌等工作。
5、每日及時與酒店方面互相籤任房態、用餐及其它消費情況，協助客房與酒店結帳，為客房提供其它財務服務。
6、完成客戶會務組交給的其它工作。
保安服務
1、酒店內部保安安酒店要求，加強警衛，確保會議期間汽車進出通暢，人身財產絕對安全。
2、旅遊期間根據需要可安排警車開道，重點領導可安排便衣警察全程貼身護衛。
3、接送站及推薦的社會娛樂場所，提前做好安全警衛工作。
4、公司選派一名從事過軍警工作的同志負責保衛協調工作。
總結、結算服務
1、協助會務組與酒店、車隊等相關單位結算，搞好客戶與本公司結算。
2、按會務組要求做好財務清理、清退工作，視情況對友好協助單位示謝。
3、 徵求客戶意見，認真圓滿地歡送最後一名客人。
4、完成會務組交給的其它掃尾工作。
5、其它未盡事宜，由組織房和接待方友好協商。
酒店會議接待程式篇3會議前期工作
1、根據客戶的要求，初選會議接待單位，考察路線、並作出初步計劃和建議書， 安排好客戶考察，踩線的接待工作，協調有關關係。
2、協助客戶最終確定接待單位和考察路線，務求高質量、低價位.
3、代表客戶與各有關接待單位洽談，簽訂有關合同協議。
4、制訂完善的接待計劃，交客戶審定。
5、做好會務組抵達前的社會配套服務、市場調查及各項準備工作.
接送站、司機服務
1、人 員：根據會務要求，本公司由商務會議中心總經理率領專業會務工作人員分別負
責火車站、機場接送站工作。
2、車 輛：由計劃有償提供4——45座各類汽車接送站
3、接待標準：(1)提前舉牌候客。(2)接待人員規範服務。(3)重要客戶、領導由公司董事長或總經理進站臺或機場鮮花接送，必要時請省、市高層領導和媒體出面迎送並警車開道。(4)24小時服務。
報到、返程服務
1、本公司選派一名優秀工作人員隨會務組協助報道工作
2、提前做好返程票源的準備工作，並準備酒店功能表，山東地區的火車、飛機時 刻價目表，返程票預訂建議書。
3、所有客房提前擺放鮮花、水果、會務組的祝福卡。
4、24小時解答客戶諮詢，完成會務組隨時交給的其它任務 。
備註：機票：可根據客戶要求代辦，免收手續費。
火車票：無論多少人都能100%保證(包括節假日期間)。手續費：收5元/張(異地手續費按採購成本計算)來乘火車票確實有困難時，山東省中旅客協助解決。
文祕、宣傳服務
1、可提供一臺電腦，一套列印裝置供會務組使用。
2、可選派一名8000字/h以上水平的打字員，一名熟悉濟南情況的祕書，隨會服務。
3、提前做好文印、宣傳、廣告、醫療衛生、選單表、作息時間表、會議日程、議程、旅遊安排表，領導坐席表等會議檔案及會場內外佈置等後勤服務工作.
財務服務
1、公司選派一名財務人員具體協助會務財務工作。
2、協助會務組及時清理，互籤用房、用餐、用會議室等酒店消費情況，精打細算，節約開支，提供酒店不提供的其它所有財務服務。
酒店服務
1、提前20天與酒店洽談簽訂會議接待協議，明確、詳細、嚴格規範責任和義務。
2、公司商務會議中心總經理全程跟會，具體協調酒店房、餐、會議、娛樂、財務、交通、後勤、動力保衛、醫療等方面的工作。
3、提前做好會議報到，控房，臨時用餐、用車、車輛擺放，酒店安全保衛等方面的工作。
4、提前準備房間、會議室的鮮花、水果，酒店的橫幅、彩虹門、汽球、會標、指示牌等工作。
5、每日及時與酒店方面互相籤任房態、用餐及其它消費情況，協助客房與酒店結帳，為客房提供其它財務服務。
6、完成客戶會務組交給的其它工作。
保安服務
1、酒店內部保安安酒店要求，加強警衛，確保會議期間汽車進出通暢，人身財產絕對安全。
2、旅遊期間根據需要可安排警車開道，重點領導可安排便衣警察全程貼身護衛。
3、接送站及推薦的社會娛樂場所，提前做好安全警衛工作。
4、公司選派一名從事過軍警工作的同志負責保衛協調工作。
總結、結算服務
1、協助會務組與酒店、車隊等相關單位結算，搞好客戶與本公司結算。
2、按會務組要求做好財務清理、清退工作，視情況對友好協助單位示謝。
3、 徵求客戶意見，認真圓滿地歡送最後一名客人。
4、完成會務組交給的其它掃尾工作。
5、其它未盡事宜，由組織房和接待方友好協商。
