製作PPT時通常會使用不少圖片，造成PPT文件尺寸較大，不利於分享和傳播。而直接使用PPT中自帶的圖片壓縮功能往往更為有效。這個壓縮功能不僅存在於ppt中，在Word和Excel中也同樣存在。在下面小編敘述中，僅以PPT為例，其他Office元件可相形參照。
在PPT中選中任意圖片，在2007和2010版本中會出現【圖片工具】功能區選項卡(這是一個上下文選項卡，只有選中圖片以後才會出現)。在選項卡中包含了一個【壓縮圖片】的命令按鈕，如下圖所示：
開啟【壓縮圖片】對話方塊後有幾個選項可以設定：
1，僅應用於此圖片
如果勾選即表示只對當前選中圖片進行壓縮，否則則對當前PPT中的全部圖片進行壓縮。
2，刪除圖片的剪裁區域
使用圖片【剪裁】功能可以選定插入的圖片只顯示部分割槽域而隱藏剪裁區域，剪裁的區域雖然不在PPT中顯示，但原始資料仍保留在文件中。如果勾選此選項即表示將已經剪裁的區域徹底刪除，僅保留未剪裁部分。
3，目標輸出
可以根據輸出需要選擇不同的解析度。可選項與當前圖片本身的解析度有關。一般情況下選擇96dpi～150dpi即可。
4，使用文件解析度
即指保持文件原有解析度大小不變。在2007和2010版本的選項設定中，可以設定插入圖片的預設解析度，因此這個選項的解析度引數理論上與下圖中的選項引數相同：
上面這個選項設定來源於PPT選項中的【高階選項卡】。其中的選項設定會在儲存PPT文件時生效。其中【放棄編輯資料】的`作用與前述【刪除圖片的剪裁區域】作用相似，也是將文件中原有保留的非顯性的圖片編輯資料完全刪除，刪除後將無法使用【重設圖片】功能完全恢復圖片的原有大小和樣式。
在2003版本中，壓縮圖片功能的菜單位置有所不同，可以在選中任意圖片後點擊右鍵，在右鍵選單中選擇【設定圖片格式】，然後在【設定圖片格式】對話方塊中的【圖片】選項卡中選擇，如下圖所示。其中壓縮圖片的相關選項與2007以上版本大致相同。
除了選中圖片以後再選擇壓縮命令的方式以外，還有一種在儲存文件時呼叫的壓縮圖片功能，通用性更好也更為方便，不需要選定任意圖片，而且在2003版～2010版中均有此設定。
呼叫【檔案】-【另存為】命令儲存PPT文件，開啟【另存為】對話方塊時，點選其中的【工具】下拉選單，在其中就包含了【壓縮圖片】命令，其他設定方式與前述相同，如下圖所示：
上述方法在Word中和Excel中均可實現，壓縮效果與一般專用壓縮工具的效果基本相當，如果沒有批量文件的壓縮需求，基本可以考慮使用此Office自帶功能來實現。
