知不足者好學,恥下問者自滿。以下是小編為大家搜尋整理的WPSoffice實用簡單教程，希望能給大家帶來幫助!更多精彩內容請及時關注我們應屆畢業生考試網!
強大的文書處理系統
在WPS Office中，傳統的文書處理系統增加了不少的新功能，下面就日常辦公中的使用模板快速建立應用文件、建立自己的文件模板和新增加的功能舉例說明。
使用模板快速建立應用文件
在現代辦公中，少不了上送、下傳各種各樣的應用文件，利用WPS Office中的模板可以幫助你快速建立需要的應用文件，模板實際上是指為文件形成提供基本格式和工具的特殊文件，它儲存在KingsoftWinwpsTemplate目錄下面，分四大類：
第一大類為文書處理方面的模板(即資料夾Wps下的以wpt為字尾的文件模板，又分為“公文”等十二種共140餘個模板);第二大類為電子表格方面的模板(即ET資料夾下以ett為字尾的電子表格模板，其中包含“財務表”和“家庭應用表”兩類共36餘個模板);第三大類是電子幻燈模板(即Wps資料夾下以dpt為字尾的電子幻燈片模板，其中包含“外觀模板”和“主題模板”兩類共19餘個模板);第四類為有關電子郵件的模板(即資料夾Mail下的以wpt為字尾的模板，有“新郵件”、“回覆郵件”和“轉發郵件”等型別)。
要使用這些模板，只要選擇“檔案/新建”選單命令(不要直接點選工具欄上的“新建”按鈕，因為直接點選工具欄上的“新建”按鈕將會啟用一個系統預設的空的模板)，這時系統會彈出一個“建立新檔案”視窗，在這個視窗中，WPS Office把上述介紹的四大類模板都羅列出來，選擇其中一大類時，此類所有的模板則分門別類地放置好了。需要某種型別的某個模板時，可以單擊展開它們某一類，視窗右側則可以預覽模板或閱讀它的說明。對於現代辦公來說，複雜的應用文的格式，不用您刻意去記，只需要選擇相應的模板檔案，再進行適當的修改就可以完成一個文件。如您需要擬一份招聘啟事，只要選取“wps模板”選項卡，再單擊“告示、啟示”類模板，然後選取“招聘啟事”模板，即可在開啟的啟事模板中，輸入啟事的有關內容，一份規範的招聘啟事很快就完成了，這才是現代辦公的效率。
製作自己的模板
製作自己的模板，比較容易的有二種方式：一是建立或修改一篇文件，使它具有某種專用文件的格式，然後作為模板儲存;二是修改和精加工某一專用模板，把它作為新模板儲存。舉個簡單的例子，在日常辦公中，按我們的習慣，過年過節時，單位都要向退休的老同志致以節日的問候。不管是以書信形式還是電子郵件，如果能製作好一個問候式模板，你的辦公效率將大大地提高。下面介紹做一個簡單模板(慰問信模板)的方法。如圖(^60090107a^)所示。
(1)頁面的設定。製作一個模板，要根據實際情況，首先設定頁面的大小。先新建一個空文件，再單擊“檔案”選單，選擇“頁面設定”。在“紙張型別”欄，選擇一種型別，如日常辦公中最常用的“16開”紙
(2)設定文字。根據慰問信的格式輸入文字，需要使用時再輸入文字內容的地方以“×”代替，如稱呼、事由、落款等等。
(3)其它修飾。一個模板，你可以根據需要盡情地修飾(很多書籍或網站中都有這方面的介紹，如背景、對文字的各種修改、排版的各種技巧等等)。這裡只插入一個影象，並設定為“水印”的效果的方法。
首先，選擇“插入/影象”選單中的“金山素材”，然後選擇KingsoftWinwpsImLib目錄下的love資料夾中的love10檔案;然後單擊影象以選定它，再單擊右鍵，在彈出的快捷選單中，在“繞排方式”中選擇“兩邊繞排”;把此影象拖動到合適的位置，再按下右鍵，在快捷選單中選擇“物件層次”的“在文字下”(經過這樣的設定後，影象就處於文字的下方，記住不能再被編輯了，也不能拖動了，所以類似這樣的設定，應該是最後一項設定);儲存為模板，選擇“檔案/存為模板”，在彈出的“儲存模板檔案”對話方塊中，在“WPS模板”中選擇“書信”，再在“模板名：”中輸入儲存模板的名稱“節日慰問信”。在“描述資訊”中可輸入“這是一個我國傳統佳節的慰問信模板”。然後單擊“確定”按鈕，即可完成一個簡單模板的製作。以後你再使用“檔案/新建”命令時，在“建立新檔案”對話方塊中的“WPS模板”的“書信”類，就可以找到“節日慰問信”模板。
當然在上述儲存模板的對話方塊中，你也可以建立一新的模板型別，如“我的模板”，然後把自已建立的模板儲存在此類目，方便管理。
WPS Office的幾項新功能
在WPS Office產品，新增加了許多新功能。下面兩個新增加的功能更豐富了我們的現代辦公的需要。
(1)定製表單功能
在“檢視/工具欄”選單中選擇“表單域工具”，就可以找開表單域工具欄了。在表單域工具欄中，有如下幾個按鈕：“單行文字型表單域”、“多行文字型表單域”、“複選型表單域”、“下拉型表單域”、“單選型表單域”、“日期型表單域”、“表單域背景”，還有“回覆郵件”(實際為“提交”按鈕)和“保護文件”。我們可以利用上述的表單控制元件製作表單，製作完成後，可藉助文件保護功能，可使表單的結構形式不可更改。再利用“提交”按鈕，使用者填完表單後很方便地把文件發到指定的郵箱裡，這非常適用於填表、問卷等多種用途。下面以一個“問卷”調查表單為例，說明表單的建立及使用方法，要求你的下級使用者在填完表單後，按“提交”按鈕就可以把表單傳送到你指定的郵箱。
設定你的郵箱。假如你要定製一個上述的“問卷”調查表單，或假如你是第一次使用WPS Office中的“金山電子郵件”模組，那麼WPS Office會首先要求你新增新賬戶，這是一個真正中文的操作嚮導，每一步都有詳細的提示，各步驟與在Outlook Express中的操作也基本相類似，按照嚮導相信你可以輕鬆配置好你的金山電子郵件的通訊環境。
按需要製作好表單。假如要製作一個對某項事物的一個調查，你可以製作一個多行文字型的表單。操作步驟是，在編輯狀態中，首先輸入“請輸入你的意見，再按提交按鈕”的說明，再單擊表單工具中的“多行文字表單域”，這時在上述文字後面就出現了一個表單區域，雙擊此區域，則會彈出一個“文字型填充域選項”對話方塊，在對話方塊中你可以輸入表單中預設的文字和在表單中輸入文字的最大長度。
設定“提交”按鈕。單擊“表單域工具欄”中的“回覆郵年”按鈕，這時在上述“多行文字表單域”後出現一個“提交”按鈕，雙擊此按鈕，在彈出“郵件對話方塊”中，可在其中分別輸入主題是什麼(如你對×××的看法)、別人回覆郵件時的地址(如)、抄送郵件的地址。確定後，設定完成。
設定文件保護。當所有表單域與提交按鈕都設定完成後，為了使其它使用者不能修改，設定文件保護就可以了。單擊“表單域工具欄”中的“保護文件”按鈕，這時彈出一個“文件保護”對話方塊，在其中你輸入保護文件的密碼，確定後就完成。
(2)連結功能
此功能使WPS Office更加完善和適應網路時代辦公的需要。比如使用它可以從文件中直接跳轉到指定的網頁和檔案，或是連結到郵件地址。通過對一個文件進行書籤設定，再利用超級連結還可以實現文中不同部分之間的跳轉，這樣的連結對製作一些如產品說明、一個事情過程的介紹等等是非常有用的。下面以一個介紹地方特點的例子，說明利用書籤製作連結的方法。
如一篇文件標題為“×××地區的概況”，文中包含了如下幾項內容：“一、自然概況(●地理與氣候，●區域與人口，●主要資源)。二、經濟社會概況(●工農業生產，●名、優、特產品，●科教文衛)●旅遊名勝。三、對外開放概況(●外資規模，●對外貿易、●優惠政策)。四、投資環境(●交通運輸，●郵政電信，●金融保險)。”
要求把以上的大小標題所在的位置製作成標籤，並把這些標題排列在大標題的下方，而且把這些文字連結至相應的文件內容，如圖(^60090107b^)所示。
在文件中設定標籤。在文件中設定標籤，是一項常用的操作。方法是，首先把插入點移到需要設定標籤的地方(即把滑鼠至需要設定標籤的地方後單擊左鍵即可完成)，如移到文件中的“一、自然概況”所在的行(一般為行首)，然後選擇“插入/書籤”選單，這時彈出“設定書籤”對話方塊，你在其中輸入一個書籤名(預設為插入點開始所在行的所有文字)，“確定”後就完成了這個書籤的設定。其它需要設定書籤的地方都採用同樣的方法進行設定。
新增連結。文件中部分內容的書籤都設定好的，那麼如何實現由圖2所示的大小標題的連結呢?以小標題“名、優、特產品”的連結為例，操作方法是：選取小標題“名、優、特產品”，單擊滑鼠右鍵，在彈出的快捷選單中選擇“新增連結”命令;在彈出的“設定連結”對話方塊中，單擊“B.書籤”項右側的箭頭，這時我們可以看到剛才設定的所有書籤都出現在其中，現在選定上述設定的書籤“名、優、特產品”，“確定”後這個連結就完成了，這時剛才選取的標題就以藍色下劃線顯示了，這是系統預設的連結特徵。這時你可以試一試了，回到文件後，撤消則才選取的文件，再按住Ctrl鍵後，把滑鼠移到剛才設定過的標題中，這時游標變為手形，單擊左鍵時，文件馬上跳轉到相應文件內容的位置中。如果把圖2所示的所有標題，都按同樣的方法設定連結，瀏覽這個文件就相當容易了，但你或許會問，通過標題跳轉到相應內容是簡單了，要返回大標題怎麼辦?要解決這個問題，同樣可以設定一個書籤，如在大標題“×××地區概況”中設定一個名為“頁首”的書籤，並在文件中上面設定書籤的位置(可以是每個書籤的開始或結束之處)輸入“(返回頁首)”字樣，再把這幾個字新增連結，連結到“頁首”書籤即可，實際操作時，首先設定一個連結後，再複製到文件的其它位置中去就可以了。這樣整個文件從各標題到文中內容、從文中返回頁首的連結就設定完畢了，別人在瀏覽這個介紹當然後十分方便。
金山自己的電子表格
WPS Office定義了自己的表格格式——ET，它和文書處理系統中的表格處理有著質的區別。ET電子表格基於無限表的概念，定位於專業表格處理。開啟ET，全部編輯介面就像一張很大的表，所有操作都圍繞這張表來進行。
WPS Office內建了大量的函式，總共有90多種，幾乎涵蓋了所有數學意義上的計算。靈活運用這些函式進行公式計算，可製作比較複雜的專業資料表格。下面僅以幾個例子說明電子表格在錄入資料、資料計算等方面的用法。
快速錄入序列資料
所謂序列資料，一是指數學概念的常見的等差數列或等比數列;二是指日常生活中常用的有序片語成的序列，如序列“一、二、三、……”，或由此序列前(或後)新增適當的字(詞)組成的序列，如“星期一、星期二、……”、“第一、第二、第三、……”、“一月、二月、三月、……”等等。諸如此類的資料都可以在電子表格中迅速錄入。下面舉例說明：
(1)等差數列的錄入。
錄入由連續數字組成的等差數列：所有的自然陣列成的集合，實際上就是一個由連續數字組成的一個等差數列，在電子表格中，能很快速地輸入其中的一部分連續資料。如需要在某行(列)中輸入“200101至200158”這一組數字，操作方法是：首先在此行的第一個單元格中輸入第一個數字“200101”，然後把滑鼠單擊其它任意單元格後，再選取此單元格(即單擊些後，單元格的四周出現黑框，後文把此類操作稱為選取單元格)。再把滑鼠指向此單元格的右下角，待滑鼠變為黑十字游標時，按住滑鼠左鍵，在行(列)中拖動，拖動過的單元就依次填充上要求的所有數字了(後文稱此類操作為“拖動”)。
錄入由不連續的數字組成的等差數列：由不連續的數字組成的等差數列，是指在一組數字中，後一個數字與前一個數字之差都等於同一個常數(此常數稱為公差)，如數列“4、7、10、13、……”就是首項為4，公差為3的一個等差數列，如需要在某行(列)中錄入此數列的前10項，操作方法是：首先在此行(列)的第一和第二個單元格中分別輸入數列的前兩項，然後選取這兩個單元區域(可通過連續拖動或選取區域左上角第一個單元格後，按住Shift鍵，再用滑鼠單擊區域右下角的單元格，這種方法適合於選取一個大的矩形區域)，再在行(列)中拖動，就可以在行(列)中依次填充需要的等差數列的資料了。
實際上，由連續數字組成的等差數列的.公差是1，由不連續數字組成的數列的公差大於1，輸入公差是1的等差數列和公差大於1的等差數列，區別主要在於：前者輸入第一項拖動，後者則需輸入前兩項後再一起拖動。特別地如果需要在某行(列)中輸入一個常數列(即公差為0)，操作方法與輸入公差大於1的等差數列的方法相同，如需要輸入數列“36、36、36、36、36、……”，首先在行(列)的第一、第二個單元格中都輸入“36”，然後選取為一個區域，再拖動即可。
(2)等比數列的錄入。
所謂等比數列是指在一組資料中，後一項與前一項之比總等於一個常數(此常數稱為“公比”)。要在某行(列)中輸入這樣的一組資料，首先在此行(列)的前三個單元格中分別輸入此數列的前三項數字，然後選取為一個區域，再把此區域在行(列)中拖動即可。如需要輸入數列“3、6、12、24、48、96、192”(即首項為3，公比為2的等比數列)，首先在某行(列)的前三個單元格中分別輸入“3”、“6”、“9”，然後把這三個單元格選取為一個區域，再在行(列)中拖動就可以了。特別是當公比為1時的數列，實際上就是上面介紹過的常數列了。
(3)輸入常用的有序片語成的序列。
在一個表格中，經常需要輸入如這類序列的資料，下面舉例說明：
在某行(列)中輸入表示年份的一組資料，如“一九四九、一九五0、一九五一、一九五二、……、二00一”，可按照上述介紹的連續數字組成的等差數列的輸入方法進行輸入。如果這類資料的組成符合上述介紹的等差或等比數列的要求，則也可按相應的方法進行快速輸入。
輸入諸如“星期一、星期二、……星期日”、“一月、二月、三月、……十二月”、“第一、第二、第三、……”等等的序列，同樣可按上述等差等比數列相應的方法進行快速輸入。
特別地，如果需要在電子表格中輸入以“0”開頭的有序編號，如一個單位的職員編號為“021001、021002、021003、……021188”。需要在某行(列)中輸入這樣的有序列，首先選取此行(列)(單擊行或列的行號或列號即可)，然後單擊“格式單元格”選單，在彈出的“單元格格式”對話方塊的“格式”選項中，選取“文字”(因為電子表格中，要輸入上述的編號，如果不對單元格格式定義，系統會自動識別為數字)，再單擊“確定”按鈕返回，這樣就可以按輸入等差數列或等比數列的方法在此行(列)中輸入形如上面的職員編號了。
在電子表格中使用公式
在電子表格中，公式是由數值和運算子級成的，數值可以包括數字和引用某些單元格的數值，運算子包括：加、減、乘、除、乘方、百分比等。所以電子表格的公式具有下列的基本特性：公式都是以等號“=”開頭;輸入公式完畢確定後，單元格內顯示的是公式的計算結果;當選定單元格後，公式的表示式出現在公式編輯欄中。如選定某個單元格後，就可以在其中輸入“=(A1+A2+A3)/3”，編輯這類公式時，可先輸入等號，需要的單元格，可以滑鼠單擊，運算通過鍵盤輸入就比較快了。象這樣在電子表格中進行有關運算，效率則比較低，如果需要計算某行(列)幾十個單元格的資料彙總，就很不方便，由於電子表格內建了大量的函式，如果在公式中使用這些函式，則可以大大簡化公式，提高工作效率。下面以一個例子，通過常用函式的使用說明函式在公式中的使用方法。
如圖(^60090107c^)所示，是一個日常考勤表，其中的資料是動態的，也就是說，當每天輸入資料時，各人出勤情況馬上出現在各人相應的“個人合計”和“個人平均次數”，每天出勤情況將出現在相應“總體合計”、“總體平均次數”、“最多次數”、“最少次數”，其中最後陰影部分則是一個星期的總體情況(如星期三的資料輸入完畢後，此區域則體現到本日止三天的總體情況，當一個星期的資料輸入畢後，此區域的資料就是一個星期的總體資料了。要達到這樣的效果，可進行如下操作：
(1)按表中的格式做好表頭，只要做好星期一三個專案後，並選取為一個區域，然後按上面介紹的方法在行中拖動，即可依次填充。職工號則按上面介紹的方法快速填充(此處只以10個職工為例)。
(2)計算個人的各項合計統計值(即“個人合計”和“個人每天的平均次數)。
首先計算第一個職工(即圖3中的張三)個人的兩項統計值。計算一星期的早退總次數。單擊單元格R13，在其中輸入計算公式：=C3+F3+I3+L3+O3(可以輸入等號後，點選一個單元格，再鍵入，然後又單擊一個單元格，再鍵入一個“+”，依次類推，直至輸完)，輸入完成後，要以回車鍵結束。
計算一星期的遲到總次數：按計算早退的方法，在單元格S3中輸入公式：=D3+G3+J3+M3+P3。
計算一星期的曠工次數：按計算早退的方法，在單元格T3中輸入計算公式：=E3+H3+K3+N3+Q3。
計算每天平均次數：在單元格U3、V3、W3中分別輸入計算公式：“=R3/5”、“=S3/5”、“T3/5”即可計算出各人的每天出勤情況的平均值。
(3)計算其它各人的個人兩項統計值(即“個人合計”和“個人每天的平均次數)。
上面計算出第一個職工的各項統計值後，其它各人的統計值可以採用拖動填充的辦法快速完成：首先選定R3～W3的單元格區域，然後把滑鼠指向此區域的右下角，待滑鼠變為黑十字游標時，按住滑鼠左鍵向下拖動，直至最後一個職工為止，這時你會看到，拖過的區域都出現數字“0”，這是因為前面各人每天的資料都沒有輸入，所以計算結果都是0，你可當試輸入幾個資料，就會發現統計資料也會隨著原始資料的輸入而不斷變化，這正是日常工作所期望的效果。
3.計算總體的各項統計值
即是每天的三項資料合計、每天三項資料的平均值。陰影部分的資料則是一週內三項資料合計、一週內三項資料的人均值。
上面是直接在單元格中編輯公式進行計算，這裡的各項資料，則可以利用函式進行，各位體會利用函式進行計算的高效率。
(1)計算星期一早退項的兩個統計值。
計算合計：單擊選定單元格C13，再單擊工具欄中的插入函式符號f*(或單擊“插入/函式”選單命令)，在出現的“函式列表”對話方塊中，在“常用函式”類中選擇“SUM”函式，按“確定”按鈕後，在單元格C13中會出現公式“=SUM()”，這時在括號內輸入統計資料的範圍(這裡是C3～C12)，於是在括號中輸入“C3：C12”表示合計的範圍，輸入完畢後回車後即可完成。
計算早退的人均次數：選定存放此資料的單元格C14，然後按照計算合計的方法插入求平均值的函式AVERAGE()，選定同樣的統計範圍，即可得出此項統計結果。
(2)計算星期一的其它兩項值和其它各天的各項統計值。
首先選定C13～C14兩個單元格區域，然後按照上面拖動的方法，向右拖動，直到T14，拖過的區域即可計算出需要的統計值。如果有單元格中出現字元“####”，這是由於函式在進行統計時，表格中沒有原始資料，被除數視為“0”，所示出現上述字元，只要在表格中輸入原始資料，則計算結果就會代替上述字元了。
經過上述所有步驟，一個考勤統計表就做好的，其中運用了一些公式和常用一兩個統計函式。只要每天輸入考的三項資料，需要的考勤結果就會馬上出來。
