辦公自動化介紹
1、定義
在古代的辦公活動中，人們習慣使用筆、墨、紙、硯。人工手抄筆錄，而辦公公文信函的傳遞，主要藉助於馬作為交通工具。到了近代，雖有一些先進的辦公裝置如機械打字機、電話、電報等得到應用，但仍不能適應社會發展的需要。如今現代通訊技術和手段的廣泛應用，使計算機、印表機、影印機、掃描器、傳真機等先進的裝置成為日常辦公活動的重要工具，加快了辦公自動化的程序。 早在20世紀40年代，美國的部分企業就開始使用機器來處理辦公業務，當時將這種手段稱為辦公室自動化。隨著經濟和技術，特別是資訊科技的飛速發展，辦公自動化早就超出了狹窄的辦公室範圍，迅速滲透到管理的範疇。人們將其統稱為辦公自動化(Office Automation,簡稱OA)。
辦公自動化是利用先進的科學技術，不斷使人們的一部分辦公業務活動物化到人以外的各種現代的辦公裝置中，並由這些裝置與辦公人員構成服務於某種目的的人機資訊處理系統。
定義中強調三點：
①利用先進的科學技術和現代辦公裝置;
②辦公人員和辦公裝置構成的人機資訊處理系統;
③提高效率和改進質量是OA的目的。
辦公自動化主要是面向辦公室人員的辦公效率和質量的，它著重解決人與辦公裝置的人機介面問題，它是以現代化的辦公裝置為前提的，是一個由硬體和軟體組成的系統。一個較完整的辦公自動化系統是人員、辦公裝置和資訊資源三者密切聯絡的一個整體。
通俗地講，辦公自動化就是利用現代化的裝置和技術，全面或部分代替辦公人員的業務活動，優質高效地處理辦公資訊和辦公事務。目前，辦公自動化已將計算機技術、通訊技術、科學管理思想和行為科學有機結合在一起，應用於傳統的資料處理技術難於處理的資料量龐大的、包括非數值型資訊且結構不明確的辦公事務上，有效地提高了辦公質量和辦公效率。
1. 辦公室的工作性質
辦公室的功能很多，歸根到底表現在兩個方面：一是處理辦公資訊;二是產生辦公資訊。常見的辦公資訊主要包括文字、報表、語言、圖形影象等。
2. 辦公自動化的主要內容
辦公自動化將現代技術裝備，科學管理思想和行為科學有機結合在一起，應用於辦公工作以提高辦公質量和效率。早期的辦公自動化主要是使用電腦、影印機等單機裝置代替辦公人員大量重複勞動，而現代辦公自動化已構成一個人機系統，使一部分辦公活動由人過渡到由裝置完成。辦公自動化的主要內容包括文書處理、報表處理、數值和非數值計算、圖形影象處理、語言處理、通訊、資訊儲存與管理、日程管理和輔助決策等各方面。
2、特點
辦公自動化是資訊化社會最重要的標誌之一，它具有以下特點：之一，它具有以下特點：
1.辦公自動化是當前國際上飛速發展的一門綜合多種技術的新型學科
辦公自動化的理論基礎是行為科學、管理科學、系統工程學、社會學、人機工程學等，它的技術基礎是計算機技術、通訊技術、自動化技術等，其中計算機技術、通訊技術、系統科學、行為科學是辦公自動化的四大支柱或稱四大支撐技術。綜合起來看，辦公自動化是以行為科學為主導，系統科學為理論基礎，綜合運用計算機技術和通訊技術完成各項辦公業務。辦公自動化不是簡單的自動化科學的一個分支，而是一個資訊化社會的時代產物，是一門綜合的學科技術。
2.辦公自動化是一個人機資訊系統
在辦公自動化系統中“人”是決定因素，是資訊加工的設計者、指導者和成果享用者;而“機”是指辦公裝置，它是辦公自動化的必要條件，是資訊加工的工具和手段。資訊是辦公自動化中被加工的物件，辦公自動化綜合並充分體現了人、機器和資訊三者的關係。一個典型的OA系統應包括資訊採集、資訊加工、資訊傳遞、資訊儲存四個基本環節，核心任務是向各級
3.辦公自動化將辦公資訊實現了一體化處理
資訊通常有如下形式：
•文字：指各種檔案、信函、檔案、手稿等;
•語言：有電話、聲音郵遞、聲音檔案等;
•資料：包括資料檔案、報表、紀錄等;
•影象：有電視會議、電視監督等動態影象;
•圖形：包括樣品照片、統計圖表、傳真影象等靜態圖形。
辦公系統把基於不同的技術的辦公裝置用聯網的方式聯成一體，以計算機為主體將各種形式的資訊組合在一個系統中，使辦公室真正具有綜合處理這些資訊的功能。
4.辦公自動化的目標十分明確，是為了提高辦公效率和質量
辦公自動化是人們產生更高價值資訊的一個輔助手段，使辦公室用具成為智慧的綜合性工具。
辦公自動化將許多獨立的辦公職能一體化，並提高自動化程度，從而提高辦公效率、方便辦公工作，獲得更大效益，對資訊社會產生積極影響。其主要特點有：
(1)辦公自動化是涉及文祕、行政管理、電子、機械、物理等學科並利用計算機、通訊、自動化等技術的一門綜合性學科。
(2)辦公自動化是融人、機器、資訊資源三者為一體的人機系統。它包括了資訊採集、加工、傳遞和儲存四個基本環節。
(3)辦公自動化包括文字、資料、語言、影象等資訊的一體處理功能。
(4)辦公自動化能夠優質、高效地處理辦公資訊和事務。
辦公自動化系統從功能上可以化分為三個層次，或者三個子系統。他們是事務處理、資訊管理和決策支援子系統。如上圖。
在上述三個層次中，事務處理是最基礎的層次，資訊管理是第二層次，而決策支援則處於最高層次。它們之間相互依存和相互聯絡。決策支援依賴於資訊管理層提供的資訊，資訊管理層又依賴於事務處理層對資訊的採集、處理和篩選。三個層次之間的聯絡可以由計算機的資料和程式的呼叫來實現。目前，國內事務處理級的辦公自動化系統最為普遍，並且仍處在逐步發展和完善的階段。
3、功能組成
1. 收發文管理
收發文管理主要負責公文的擬定、收發、審批、歸檔、查詢檢索和列印等工作流的全過程處理。現有起草人起草公文，之後通過網路傳送給審批人，審批合格後簽發。當收到一份公文時，先進行收文登記，然後傳送給公文擬辦人，在擬辦人指定批辦、承辦人後，公文將自動傳送到批辦、承辦人處，最後由專人將公文歸檔。各類公文擁有相應的安全機制，具備相應的保密級別，通過指定不同級別人員具有的不同許可權，還可以實現網上公文查詢。發文管理用來實現內部文件從擬稿、批閱、簽發、到最後的整理、歸檔的發文流程的計算機自動化控制，達到文件發文自動化。
2. 外出人員管理
外出人員管理主要是通過電子公告板方式實現對外出人員進行登記管理。外出人員利用此公告板方式公告自己的外出事由、外出時聯絡方法、外出時間以及外出期間指定的工作代辦人和代辦事項，還可以將自己外出的訊息通知有關人員。外出歸來後再通過網路撤銷外出通告。
3. 會議管理
在傳統方式下，召開會議時需要的大量檔案讓人頭痛不已，而在OA方式下則要輕鬆得多，可實現網路遠端實時會議控制，圖文、影音線上傳輸。並可通過瀏覽器安排、管理會議。
4. 領導活動安排
主要負責辦公室對領導的工作和活動進行統一的協調和安排，包括一週活動安排和每日活動安排。相關人員可據此安排日程，以便安排相應工作，不至於發生衝突。
5. 論壇管理
所謂論壇類似現實生活中的公告牌，用於系統內部人員在上面釋出相關公開資訊。論壇管理主要負責對這些資訊的管理，比如資訊分類、更新等等。公告牌可以用來發布各種通知或其他公用資訊。可在內部開通電子郵件，並具備和系統外部乃至國際網際網路的資訊交流能力。各級領導和業務人員可以在統一的圖形化環境裡，方便地得到幾乎所有與其工作相關的資料、資訊和其他資料，即使是在家中或出差也可不間斷工作。
6. 個人使用者管理
個人使用者工作臺用於對本人各項工作進行統一管理，例如安排日程、活動，檢視處理當日工作，存放個人的各項資料、紀錄等。此外個人使用者還可以通過電子郵件與其他單位或個人交流意見、討論問題及傳送材料。7. 電子郵件 電子郵件系統可完成資訊共享、工作批閱流程、文件傳遞等功能。8. 遠端辦公
每一個工作人員都不能保證一直在辦公室中工作。當遠離辦公室或出差，而又非常需要了解單位的某些資料資訊時;當想在離本單位較遠的地方設立幾個辦公點時，可通過電話網、DDN專線等連線的遠端計算機，完成所有的有關辦公的功能。
9. 檔案管理
辦公自動化系統可實現互動式的勞資人事管理。把員工資料與考勤制度、工資管理、人事管理相結合，有效提高工作效率，降低管理費用，實現高速、實時的查詢管理。
10. 綜合資訊
提供單位職工的電話號碼查詢，增進職工與單位和外界的溝通;提供國內外相關法律、法規查詢，並提供相關諮詢服務。公共資訊服務不僅能使本單位內部共享其他資訊資源的資訊，也使社會各界能共享政府、企事業單位可公開的資訊，如企業形象宣傳等。
11. 簡報期刊
提供國內外主要報刊雜誌的查詢和特定資訊檢索。徹底改變傳統以手工為主的工作方式。整理、提煉、儲存政府、企業的各類有用資訊，為使用者提供共享資訊的環境。提供資訊查詢、統計、分析功能，協助領導決策管
4、國內外發展情況
辦公自動化在美國及日本等發達國家已經得到了迅速的發展。此表為美國的發展情形，日本則相對滯後。
世界OA系統的發展非常迅猛，世界各國政府極為重視本國的OA系統的發展，不惜花費巨資。美國的辦公自動化在公司和企業中發展得比政府部門要早，並且水平也較高。各公司、企業不僅把OA視為提高效率、節約成本的手段，更是利用它來加強經營管理，作為提高企業素質和企業競爭能力的重要條件。
20世紀90年代以後，國外的辦公自動化得發展趨勢為如下四個方向： 1)OA裝置向著高效能、多功能、複合化和系統化發展;
2)OA系統向著數字化、智慧化、無紙化和綜合化發展;
3)以計算機為核心的辦公工作站將向處理文字、資料、聲音、圖形的多媒體方向發展;
4)通訊在OA系統中的地位將進一步增強，可以充分利用現代化通訊技術，建立全球的網路體系。
我國的辦公自動化技術起步較晚，20世紀70年代該項技術傳入我國，80年代才真正地得到重視和發展。此表為我國的發展情況。
我國的辦公自動化發展的特點是起步晚、發展迅猛，首先是為政治、經濟、國防服務。國家投資建設的有經濟、科技、銀行、鐵路、郵電、交通、電子、能源、氣象、軍事、公安和國家高層領導機關12個大資訊管理系統，具有規模大、體系完整、高技術和現代化的管理效能，是代表我國一級水平的OA系統。目前，我國的`辦公自動化系統正朝著整合化、網路化、多媒體和智慧化的國際水平發展。
辦公自動化的實現，不僅僅是取代祕書的部分工作，它更是將引起辦公制度、工作方式、辦公流程、傳統習慣、工作環境和決策程序等方面的深刻變革，使辦公行為科學化、規範化和標準化。各國的經驗表明：國家經濟現代化必須依賴各級管理水平的提高和辦公自動化。因此，辦公自動化必將對我國整個社會生活的各個方面產生深刻的影響。
5、辦公自動化裝置
為了具備和完善辦公自動化系統的功能，除了進行辦公人員的相應知識培訓外，必須配備相應的辦公硬體裝置和軟體資源。在現代辦公管理中的主要業務中，如文字編輯、資訊處理、資訊傳輸、資訊檢索等都離不開計算機，它是辦公自動化的一名主角。所以，在辦公自動化系統中，計算機使必不可少的核心裝置。辦公自動化系統的硬體和軟體組成如圖所示。
辦公自動化系統的硬體是指辦公自動化系統中實際裝置和裝置，而軟體是指用於執行、管理、維護和應用開發計算機所編制的計算機程式。
•通訊裝置：如：區域網，電話，電傳等。
•輸出裝置：如：影象掃描器，影印機，傳真機等
•系統軟體：如：作業系統，語言翻譯程式等
•支援軟體：如：資料庫管理系統
•通用軟體：如文書處理系統，圖形處理系統等
•專用軟體：工資管理系統，圖書管理系統等
電子計算機一般俗稱為電腦.計算機的種類很多，根據它的規模大小可以分為巨型機、大型機、中小型機、微型機和便攜機等。根據其用途又可分為專用計算機和通用計算機。目前，辦公室最常用的是多媒體通用微型計算機。
一套計算機系統必須由硬體和軟體兩大部分共同組成，兩者有機結合、相得益彰，才能是系統發揮功效。實際上，在計算機技術的發展程序中，計算機軟體隨硬體技術的迅速發展而發展，反過來，軟體的不斷髮展與完善，又促進了硬體的新發展。
印表機是辦公自動化系統的主要輸出裝置之一。印表機分為擊打式和非擊打式兩大系列產品。擊打式以針式點陣印表機為主，非擊打式則包括鐳射、噴墨及熱昇華印表機等。
20世紀50年代美國施樂公司推出第一臺商用影印機。
按照影印機顯影方式可分：單組份和雙組份。
按照影印的顏色可分：單色和彩色。
按影印機尺寸分：普及型(A3)，手提式，大工程圖紙(A2以上)。 按使用紙型來分：特殊紙，普通影印紙。
按成像處理方式分：數字式，模擬式。
傳真機是一種傳送靜止影象的通訊手段。它可以通過通訊線路，把檔案、圖表、手跡、照片等紙頁式靜止影象訊號從一端傳到另一端，並印在紙上得到與傳送檔案完全相同的硬拷貝。因此，也有人把它稱為遠距離的影印。
英文為facsimile.國際上常用FAX表示。
掃描器是一種光機電一體化的高科技產品，是除鍵盤和滑鼠外電腦使用最廣泛的輸入裝置。掃描器由多種用途，比如可以利用它輸入照片建立位元組的電子影集;輸入各種圖片建立自己的網站;掃描手寫信函再用E-mail傳送出去以代替傳真機;還可以利用掃描器配合OCR軟體輸入報紙或書籍的內容，免除鍵盤錄入漢字的辛苦等等。這些掃描器的不凡功能，使我們在辦公、學習、和娛樂等各個方面提高效率並增加了樂趣。
數碼相機是一種能夠進行拍攝，並通過內部處理把拍攝到的光學影象轉換成以數字格式存放的電子影象的特殊照相機。
6、辦公軟體介紹
Microsoft Office是微軟公司開發的辦公自動化軟體，Office XP是最新的版本(第四代)。
Word主要用來進行文字的輸入、編輯、排版、列印等工作，可進行書信、公文、報告、論文、商業合同、寫作排版等一些文字集中的工作;
Excel 主要用來進行又繁重任務的預算、財務、資料彙總等工作; PowerPoint 主要用來製作簡報和幻燈及投影片等，甚至可以製作賀卡、流程圖、組織結構圖等;
Access 是一個桌面資料庫系統及資料庫應用程式;
Outlook 是一個桌面資訊管理的應用程式，可以用於聯絡人列表、日程安排等;
FrontPage 主要用來製作和釋出Internet的Web頁面。
這幾個軟體之間的內容可以互相呼叫，互相連線，或利用複製貼上功能共享資料資源。
Lotus公司的Smartsuite是另一個流行的辦公套件，商業辦公領域應用廣泛。
WPS 我國珠海金山軟體股份有限公司推出。
OpenOffice 5年前一家名為Star的德國公司開始致力於開發一個跨平臺的辦公軟體StarOffice並提供免費下載。它是世界上唯一一個非常接近Microsoft Office而又可以跨平臺的產品。2年前Sun公司收購了Star軟體公司，並繼續開發，直至2000年10月13日傳出驚人訊息：Sun開放了StarOffice的絕大部分原始碼，並且成立了組織專門從事開放原始碼辦公軟體的開發工作。
現在基於OpenOffice開發的軟體遵循兩種協議：要開放原始碼的GPL協議或不開放原始碼的SISSL商業版權協議，RedOffice就是遵循後者的。
以上介紹了辦公自動化的基本概念、辦公自動化系統的主要功能，介紹了微型計算機、印表機、影印機、傳真機和其他常用現代辦公裝置的基本常識，還簡要介紹了常用辦公軟體的應用場合。這裡著重進行辦公自動化的知識性介紹，使大家瞭解辦公自動化的相關概念和基礎知識，為後面的操作應用打下基礎。
