辦公室自動化系統一般指實現辦公室內事務性業務的自動化, 隨著三大核心支柱技術：網路通訊技術、計算機技術和資料庫技術的成熟，世界上的OA已進入到新的層次，在新的層次中系統有四個新的特點：整合化;智慧化;多媒體化;運用電子資料交換(EDI)。因辦公自動化的物件辦公室是各行業工作的領導進行決策的場所，辦公自動化系統在現實生活中的運用逐漸廣泛。辦公自動化系統也有它看得見的優點和因現在科技水平和資訊傳播的限制存在著它的缺點。隨著科學技術水平的不斷進步，辦公自動化系統的普及化將成為其主要的發展趨勢。
1.辦公自動化系統的概念：
辦公室自動化系統一般指實現辦公室內事務性業務的自動化, OA(辦公自動化)技術分為三個不同的層次：第一個層次只限於單機或簡單的小型區域網上的文書處理、電子表格、資料庫等輔助工具的應用，一般稱之為事務型辦公自動化系統;資訊管理型OA系統是第二個層次,資訊管理型的辦公系統，是把事務型(或業務型)辦公系統和綜合資訊(資料庫)緊密結合的一種一體化的辦公資訊處理系統;
決策支援型OA系統是第三個層次。它建立在資訊管理級OA系統的基礎上。它使用由綜合資料庫系統所提供的資訊，針對所需要做出決策的課題，構造或選用決策數字模型，結合有關內部和外部的條件，由計算機執行決策程式，作出相應的決策。事務級OA系統、資訊管理級OA系統和決策支援級OA系統是廣義的或完整的OA系統構成中的三個功能層次，三個功能層次間的相互聯絡可以由程式模組的呼叫和計算機資料網路通訊手段做出。一體化的OA系統的含義是利用現代化的計算機網路通訊系統把三個層次的OA系統整合一個完整的OA系統，使辦公資訊的流通更為合理，減少許多不必要的重複輸入資訊的環節，以期提高整個辦公系統的效率。
2.辦公自動化系統的特點：
辦公室自動化是近年隨著電腦科學發展而提出來的新概念。通常辦公室的業務，主要是進行大量檔案的處理，起草檔案、通知、各種業務文字，接受外來檔案存檔，查詢本部門檔案和外來檔案，產生檔案復件等等。所以，採用計算機文書處理技術生產各種文件，儲存各種文件，採用其它先進裝置，如影印機、傳真機等複製、傳遞文件，或者採用計算機網路技術傳遞文件，是辦公室自動化的基本特徵。隨著三大核心支柱技術：網路通訊技術、計算機技術和資料庫技術的成熟，世界上的OA已進入到新的層次，在新的層次中系統有四個新的特點：(1)整合化。軟硬體及網路產品的整合，人與系統的整合，單一辦公系統同社會公眾資訊系統的整合，組成了“無縫整合”的開放式系統。(2)智慧化。面向日常事務處理，輔助人們完成智慧性勞動，如：漢字識別，對公文內容的理解和深層處理，輔助決策及處理意外等。(3)多媒體化。包括對數字、文字、影象、聲音和動畫的綜合處理。(4)運用電子資料交換(EDI)。通過資料通訊網，在計算機間進行交換和自動化處理。這個層次包括資訊管理型OA系統和決策型OA系統。
3.辦公自動化系統的現實應用與發展：
我國專家在第一次全國辦公自動化規劃討論會上提出辦公自動化的定義為：利用先進的科學技術，使部分辦公業務活動物化於人以外的各種現代化辦公裝置中，由人與技術裝置構成服務於某種辦公業務目的的人一機資訊處理系統。而辦公自動化的物件辦公室是各行業工作的領導進行決策的場所。領導機關做出決策，釋出指示，除了文件上的往來之外，更深層的工作，實際上是資訊的收集、儲存、檢索、處理、分析，從而做出決策，並將決策作為資訊傳向下級機構或合作單位，或業務關聯單位。在行政機關工作中，以計算機為中心，採用一系列現代化的辦公裝置和先進的通訊技術，廣泛、全面、迅速地收集、整理、加工、儲存和使用資訊，為科學管理和決策服務，從而達到提高行政效率的目的。在公用服務業、公司等經營業務方面，使用計算機替代人工處理的工作日益增多，如訂票、售票系統，櫃檯或視窗系統，銀行業的儲蓄業務系統等。事務型或業務型的OA系統其功能都是處理日常的辦公操作，是直接面向辦公人員的。為了提高辦公效率，改進辦公質量，適應人們的辦公習慣，要提供良好的辦公操作環境。隨著資訊利用重要性的不斷增加，在辦公系統中對和本單位的運營目標關係密切的綜合資訊的需求日益增加。例如，在政府機關，這些綜合資訊包括政策、法令、法規，有關上級政府和下屬機構的公文、信函等的政務資訊;一些公用服務事業單位的綜合資料庫包括和服務專案有關的所有綜合資訊;公司企業單位的綜合資料庫包括工商法規、經營計劃、市場動態、供銷業務、庫存統計、使用者資訊等。這一過程，是一個典型的辦公過程。在這一過程中，檔案本身是資訊，其傳送即是資訊傳送過程。但應當注意到，領導在分析決策時，可能要翻閱、查詢許多相關的資料，參照研究，才能決策，所以相關的資料查詢、分析，決策的.選擇也屬於資訊處理的過程。例如，北京市東城區政府報來檔案要求某地區蓋一座公共建築，申請批准，檔案傳遞到市政府有關機構，市有關領導看到檔案後，要去尋找市裡有關規劃蓋樓的檔案法規，又需要研究全市的經費預算，以及其它許多參考資料，然後研究決定同意或不同意。並以檔案或通知的形式把決定這一資訊反饋給東城區政府。可以用計算機查詢各種資料資料，這是更進一步的自動化。如果由計算機自動分析有關本事件的資料，自動提供若干個供決策者採用的可能決策，則是更深層次的有人工智慧觀念的辦公自動化。再進一步分析這個例子，如果市政府微機辦公系統和市政府法規資訊資料庫系統、市政府財務管理系統是一個整合化的統一系統，計算機自動從有關係統中尋取機關資料，這種系統就是辦公自動化更高層次的整合化。另外，如果市政府辦公系統和區政府辦公系統是一個整合的計算機網路系統，可以通過網路傳遞資訊，可以遠端處理業務，那這就是一個更進一步的網路化的辦公室自動化系統。
4.辦公自動化系統的優點與不足：一體化、網路化的OA系統的優點是，不僅在本單位內可以使辦公資訊的運轉更為緊湊有效，而且也有利於和外界的資訊溝通，使資訊通訊的範圍更廣，能更方便、快捷地建立遠距離的辦公機構間的資訊通訊，並且有可能融入世界範圍內的資訊資源共享。正因為辦公自動化系統的優點也讓我們看到了辦公自動化需要彌補的缺點，比如它還是不夠簡單且不能廣泛地普及，辦公自動化專業人才還有所欠缺，以至於我們辦公自動化系統還不夠普及化。
5.辦公自動化的未來發展：顯然辦公自動化這一人機系統、人、機，缺一不可。而裝置方面，硬體及必要軟體都需齊備。我們也可以認為辦公自動化系統是人類處理資訊的系統，是人類進入資訊時代後的一種新概念。技術和知識水平的提高，辦公自動化系統的普及化應該是辦公自動化系統的未來發展趨勢。
