如何寫出好的開頭？
1) 想想你的讀者和主題。
2) 清楚說明你的主題或寫作目的。
3) 說明你的目的，同時考慮到你希望讀者如何處理這份檔案。
4) 點出檔案的內容大綱。
如何寫出好的結尾？
1) 把重點再複述一遍，有可能的話指出相關細節。
2) 確定新的資訊被清楚地標示出來
3) 向對方致謝。
4) 表示願意回答任何問題，也願意儘量提供更多資訊。
5) 如果其他地方沒有寫明，提供絡方式。
忙碌的商務讀者會略讀，只搜尋關鍵的資訊。人們在略讀的時候，會先閱讀開頭，然後閱讀結尾，但是中間一大部分往往都略過去。因此要協助你的讀者善用這份檔案，就把重要的資訊擺在他們最有可能找到的.地方，也就是檔案的開頭或結尾，或者用專案符號把它們編成醒目的列表。
如果你的檔案內容比較多，裡面可能會包含好幾個不同的小主題，在開頭的地方就點出這些小主題，協助讀者迅速瞭解檔案的內容。例如，在一份講到最新營銷活動的備忘錄裡，你可以把內容分成“new print campaign”（最新平面廣告營銷活動）、“new radio campaign”（最新廣播營銷活動）、“new direct mail solicitations”（最新電子郵件營銷活動）等部分。下面就來看一份報告的兩種開頭，看看哪一個寫得比較好：
