以前我很怕開會，會上個個侃侃而談，滔滔不絕，會議結束大家一鬨而散，我則要加班加點整理會議紀要，以最短的時間發給所有參加會議的人員和更大的老闆。曾經有家公司的老闆特別愛開會，每個星期至少要開兩三次會，會議無論大小，一律都要求做記錄出紀要，可把我害苦了。
開始的時候做記錄沒經驗，會上無論誰發言，我都匆匆忙忙埋頭記錄，不敢漏掉每一句話。沒有學過專業的速記，記錄的難度可想而知，通常會後整理的時候連自己都無法辨認寫的是什麼，整理會議紀要更不分輕重主持，突出不了重點。雖然嘗試從書上學習，但是隻能找到一些範文，沒有一本書告訴我怎樣做更加高質量、高效率，於是我自己琢磨捷徑。
會開得多了，漸漸悟出了一些竅門，總結了一些經驗，會議記錄不再是苦差事，尤其是欣賞自己寫出來的東西，很有成就感，再聽到同事老闆的讚揚，那感覺就更好了，整理會議紀要竟然成了一種創作和享受。
做會議記錄聽起來沒有什麼技術含量，寫紀要也不是太難的事，卻並不是人人都會，要做好更不容易，以下是我十幾年來的體會，寫下來與大家分享，希望對那些剛參加工作的人有幫助：
第一,無論是開什麼樣的會，會前一定要仔細閱讀會議資料，瞭解開會的意圖和要達到的目的。即使會議討論的內容是你所不熟悉的領域，比如是很專業或技術性很強的會議，明白了會議要解決的問題，你都不用擔心。
第二，雖然老闆要求做記錄，你並不需要埋頭記錄，反而應該抬頭聆聽，首先聽明白髮言的人在說些什麼，然後用最簡潔的話把要點記下來。電影電視上，我們經常看到開會的時候老闆對祕書說：趕快記呀，一定要記下來。實際聽明白要遠比記下來更重要，否則，你記下來的只是隻言片語，整理的時候很難派上用場。
第三，沒有必要記錄每個人的發言。通常討論的環節要逐個發言，沒有必要把每個人說的話都記下來，而是理清他的主要觀點，找出和其他人的異同。對於關鍵人物的發言和觀點不同的發言，要作上記號。有些會一開就是半天，記錄的草稿會有幾頁，尤其是感到疲勞的時候，更要做好記號。
第四，會後寫紀要應趁熱打鐵，趁著印象深刻，寫起來要容易得多。不要急於動手，要先翻看整個記錄，回顧整個會議的內容，對記錄的材料進行分類、歸納，確定從哪幾個方面整理。對眾多零散的材料分類之後，就可以動手寫了。
第五，會議紀要應該只寫要點和結論，討論的過程一筆帶過，用概括、總結性的.語言彙總相似或共同的觀點，列成1、2、3條，看起來一目瞭然，必要的時候可用表格的形式。儘量不提具體發言者的姓名，誰參加了會議在與會者名單中列出既可。儘量簡短，說明問題就可以，寫得太多沒人願意看。
寫會議紀要十多年，以上的體會全是自己悟出來的，沒有任何人給過指導。如今半天或一天的會議，我只需要花一個多小時就可以把紀要寫出來，再也不用像以前那麼痛苦了。如果會議是我策劃的，會議資料是自己親手準備的，整理紀要還會更快，因為在策劃會議準備材料的時候，已經為寫會議紀要做好了準備，會後只需稍加整理就可以了。
這兩天策劃開了一個會議，讓同事來做會議記錄、寫會議紀要，看他寫得又慢又艱難，知道他還處在我以前的階段，沒有掌握要領。熟能生巧，在文山會海里摸爬滾打過來，在愚頓的人也會開竅的。誰都不笨，缺乏是經歷和磨鍊。
