一、為加強本同家莊鎮衛生監督檔案管理工作，保管和利用好檔案，有效地為各項工作服務，根據《檔案法》和有關規範、辦法，制定本制度。
二、衛生監督檔案是指本所依據衛生法律法規和規章規定，在衛生許可、衛生監督、現場檢測以及衛生行政執法等工作中形成的具有儲存、利用價值的各種文字、圖表、聲像及其它不同載體、不同形式的真實記錄，具有原始性、唯一性和不可再生性，是重要的資訊資源，是歷史的憑證，各科室要高度重視，確保衛生監督檔案的完整，準確和安全。
三、同家莊衛生所衛生監督檔案實行科室立卷、分類歸檔、辦公室負責管理指導的原則。檔案管理工作納入綜合目標責任考核內容之一。
四、科室兼職檔案管理人員應按檔案材料自然形成的規律和便於利用的要求，進行系統整理組卷，編寫頁號，製作卷內目錄和說明、註明保管期限等。衛生許可稽核檔案的保管期限為定期，以申請單位的有效期為準，一般在申請單位歇業滿兩年後銷燬，衛生監督檔案、現場檢測檔案的保管期限一般為兩年，有衛生許可的期限與許可期限同步。衛生監督行政處罰檔案的保管期限為五年。衛生監督業務檔案採用一戶一檔、一事一檔、一案一檔的方法整理立卷。歸檔資料應格式統一，質地優良，書寫工整。
五、同家莊所檔案實行分類集中保管的方法。行政文書檔案、聲像檔案、實物檔案、人事檔案、基建檔案由辦公室
檔案人員集中保管，衛生許可和衛生監督執法檔案由許可受理科集中保管。辦公室和許可受理科應嚴把質量關，依據檔案移交清單，按照規定的分類編號辦法，登記、編目和排列。已歸檔的檔案材料，需要補充、更改時，必須由主管領導稽核批准。凡屬祕密和絕密級檔案要採取單獨登記、保管的方法。
六、設立專櫃保管檔案。檔案管理人員要經常檢查檔案情況，發現破損、變質的檔案，應註明修補和複製，並做出記錄。
七、科室及個人不得保留應當歸檔的衛生監督檔案，工作人員變動工作時，應辦理檔案和檔案資料的移交手續，不得私自帶走和銷燬。銷燬檔案，應由辦公室進行鑑定，造冊登記，領導簽字批准後方可銷燬。銷燬檔案必須兩人以上監督並履行簽字手續。
八、應積極開發檔案資訊資源，編制各種必要的檢索工具和統計資料，做好利用和服務，科室查閱本所一般檔案時，說明利用檔案的目的和範圍，即可查閱。外單位查閱本所檔案應持介紹信，徵得相關科室負責人同意批准後方可查閱。凡摘錄、複製檔案，應經所長批准，檔案管理人員對摘錄、複製的內容認真核對並出具證明後生效。
九、未經批准，本所檔案不得公開和外借。
同家莊中心衛生院監督檔案管理制度 [篇2]
為加強衛生監督檔案管理和收集、整理工作，有效地保護和利用檔案，充分發揮檔案在衛生監督事業發展中的作用，為我市經濟建設服條，根據有關規定，並結合實際，制定本制度。
一、基本原則
1、衛生監督檔案，是指在衛生監督、監測(衛生質量抽檢)、衛生行政稽查、衛生行政許可、衛生行政處罰、衛生宣教、科研培訓及黨政管理等活動中直接形成的，對本單位工作具有查考、利用和儲存價值的文字、圖表、聲像等各種門類、各種載體的歷史記錄。
2、衛生監督檔案工作是衛生監督工作的重要組成部分，是提高衛生監督工作質量和科學管理水平、加強規範化建設的必備條件。
3、提高檔案管理的現代化水平，配備計算機和適用的檔案管理軟體，運用計算機輔助檔案管理。
4、衛生監督檔案工作列入單位發展規劃和檢查、考核、評比內容，市衛生監督所稽查科和辦公室負責對衛生監督檔案管理工作的督促。
5、對本單位形成的各種門類、載體的檔案實行相對集中統一管理，確保檔案的完整、準確、安全和有效利用。
二、崗位職責
6、市衛生監督所各科室要加強對檔案工作的管理，應確定一名以上專職或兼職檔案管理人員，保證檔案管理人員從事檔案工作的時間，保持檔案管理人員的相對穩定，並切實解決檔案工作中的實際問題。
檔案員負責本科室檔案材料的積累、整理和歸檔工作。檔案員應忠於職守，努力學習，具備一定專業知識。
7、市衛生監督所稽查科負責全所綜合檔案的基本職責：建立、健全本單位檔案工作的各項規章制度；督促、指導和協助辦公室和現場執法科室對所形成的檔案材料進行整理和歸檔工作；統一管理本單位的案卷檔案；遵守有關保密規定，維護本單位及管理相對人的利益；組織開發利用本單位的檔案資訊資源。
8、各科室必須有專用的檔案室（櫃），要有防火、防盜、防黴等安全保管措施。
9、單位對在管理和開發利用檔案資訊資源工作中做出顯著成績的科室或個人，予以適當獎勵；對違反檔案管理制度的，予以批評教育處理。
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