一、接待全過程：
1、接待前準備；2、接待過程；3、接待後安排。
二、接待各個環節注意事項
1、接待前：
⑴確定來訪人員人數、姓名、性別、級別、來訪時間、行程、來訪主要內容以及有何具體要求。一般情況下，對方都會有人員清單發過來，接待方必須認真核實以上內容，並根據來訪人數確定1—2具體聯絡人，以便及時溝通聯絡。
⑵根據來訪規模和分工負責的原則，召集部門負責人，安排具體事務，以便明確職責，分工負責。
①辦公室擬定接待方案。一是接待期間天氣提示。二是目錄。三是來訪人員名單及級別（注意核對姓名）。四是陪同人員名單（注意對等接待）。五是接待路線（行程）安排。六是乘車安排。七是就餐安排。八是住宿安排。九是參觀點簡介。
②後勤安排來訪人員食宿問題。一是就餐安排。一般分為主桌和副桌。主桌要根據客人的口味安排菜餚（白酒、啤酒和紅酒、煙都要準備），並注意客人忌口的東西。主桌要擺席卡。副桌一般安排工作人員和駕駛員就餐，可以隨意一些。在就餐的過程中，要隨時注意主桌上菜的速度和酒水是否足夠用。二是住宿安排。住宿房間要根據對方人數和性別事先預定、排定。一定級別的領導要安排套房，並在房間內擺放好洗漱用品、鮮花、水果、水、煙等。 ③業務部門根據對方來訪目的做好交流準備。業務部門要事先了解對方來訪目的，安排分管
人員或業務較熟的人員參加座談交流，可以事先準備講話提綱，準時參加座談交流。
（4）參觀藥廠做好內部保潔、安全生產、情況介紹等工作。
注意事項：
1、對各參觀點及路線事先要進行踩點，做好路線暢通，參觀點準備充分。
2、在接待前，要注意獲取各部門接待負責人的聯絡電話，以便及時聯絡。
3、車輛的安排要事先通知駕駛員何時、何地待命。
4、講解人員要做好充分準備，包括音響裝置的事先除錯等。
2、接待中：
⑴安排人員及領導到接待處迎接。要提前10分鐘到達接待處，以示尊重。
⑵引導車要做好引導工作，到達參觀點後要及時排程車隊停放。
⑶聯絡人員每到一個參觀點前就要和下一個參觀點負責人聯絡（也可安排打前站車輛），做好大門開放工作。
⑷在參觀過程中，要注意攝像、照相儲存資料。
（5）參觀過程的臨時休息地點要做好各項接待工作。水、煙、水果、溼巾以及衛生間的保潔工作。
3、接待後：
⑴禮送客人（可以贈送禮品）。
⑵做好新聞報道工作。
⑶做好接待總結工作。
⑷做好酒店食宿費用結報工作。
辦公室接待注意事項大全 [篇2]
1.接待人員客人來訪時先要高興地接待，詢問來訪者的身份，是否有預約，約的是哪一位等問題。弄清楚以後就可以先讓客人在接待室中稍等，倒水給客人。自己再通知受訪的同事，自己再通知受訪的同事，如果同事有事得和客人說一聲可能得再等等，受訪者現在在忙，千萬不能丟客人在一邊不管不問。
2.接打電話
（一）電話鈴聲一響，應儘快去接，最好是在想三聲後接起，接電話應先自報家門，“您好，這裡是X X公司×X部，請問找哪位？”；詢問時應注意在適當的時候，根據對方的.反應再委婉詢問。一定不能用很生硬的語氣說：“他不在”、“打錯了”、“沒這人”、“不知道”等語言。電話用語應文明、禮貌，態度應熱情、謙和、誠懇，語調應平和、音量要適中。這樣，對方就會對你乃至你的公司留下好印象。
(二)仔細傾聽對方的講話，把耳朵貼進話筒。為了表示你在專心聆聽，並且已經理解，你還要不時地稱“對”道“是”。以顯示你給對方的積極的反饋。最好準備好紙和筆放在旁邊，重要的內容應簡明扼要地記錄下來，同時，對著聽筒重複對方的話，以檢驗是否理解得正確，如時間、地點、聯絡事宜、需解決的問題等。
(三)電話交談完畢時，應儘量讓對方結束對話，若確需要自己來結束，應解釋、致歉。通話完畢後，應等對方放下話筒後，再輕輕地放下電話，以示尊重。
1.接待人員客人來訪時先要高興地接待，詢問來訪者的身份，是否有預約，約的是哪一位等問題。弄清楚以後就可以先讓客人在接待室中稍等，倒水給客人。自己再通知受訪的同事，自己再通知受訪的同事，如果同事有事得和客人說一聲可能得再等等，受訪者現在在忙，千萬不能丟客人在一邊不管不問。
2.接打電話
（一）電話鈴聲一響，應儘快去接，最好是在想三聲後接起，接電話應先自報家門，“您好，這裡是X X公司×X部，請問找哪位？”；詢問時應注意在適當的時候，根據對方的反應再委婉詢問。一定不能用很生硬的語氣說：“他不在”、“打錯了”、“沒這人”、“不知道”等語言。電話用語應文明、禮貌，態度應熱情、謙和、誠懇，語調應平和、音量要適中。這樣，對方就會對你乃至你的公司留下好印象。
(二)仔細傾聽對方的講話，把耳朵貼進話筒。為了表示你在專心聆聽，並且已經理解，你還要不時地稱“對”道“是”。以顯示你給對方的積極的反饋。最好準備好紙和筆放在旁邊，重要的內容應簡明扼要地記錄下來，同時，對著聽筒重複對方的話，以檢驗是否理解得正確，如時間、地點、聯絡事宜、需解決的問題等。
(三)電話交談完畢時，應儘量讓對方結束對話，若確需要自己來結束，應解釋、致歉。通話完畢後，應等對方放下話筒後，再輕輕地放下電話，以示尊重。
