【摘 要】公文立卷即靈活地結合運用公文材料的問題特徵、作者特點、文種特徵、時間特徵、地區特徵、通訊特徵，將具有共同特徵和密切的內在聯絡的檔案組合成一個案卷，同時適當照顧檔案的儲存價值，並將處理完畢的具有考查和儲存價值的檔案材料，按其在形成過程中的聯絡和規律組成案卷。具體到文書立卷就是一個區分組合的工作，那麼哪些檔案應該彼此去分開來，哪些檔案又應組合成一體立案成卷呢？這就有一個文書立卷所要的原則。
關鍵詞：立卷 儲存價值 原則
我國檔案工作者在長期的實踐中不斷探索、不斷認識，總結出我國文書立卷工作所必須遵循的基本原則：“就是根據檔案的形成特點，保持檔案間的歷史聯絡，適當照顧檔案的儲存價值，便於保管和利用。”從而我們看出，制定這一原則的根本目的在於檔案的保管和利用，且提出了區分和組合檔案的兩項基本要求，一是根據檔案的形成特點，保持檔案間的歷史聯絡，二是適當照顧檔案的保持價值，下面分別進行論述。
1、檔案的特徵和檔案間的歷史聯絡
檔案的形成有自己的規律，並由這個規律所制約。各種不同檔案的產生都有其一定的特點，如領導的批覆是由下級機關報送了需要請示的事項後產生的。請示又是由於工作中出現了需要上級機關審批、批准的事項產生的。工作中沒有需上級審批的具體問題也就沒有必要產生請示這種檔案。同樣，沒有下級呈送的請示也不可能產生上級機關的批覆。這就是請示和批覆的特點。另外想會議檔案，如大會記錄、領導講話、開幕詞、閉幕詞、會議記錄、會議紀要等都是召開會議的產物。不召開會議也就無所謂會議檔案，這就是會議檔案的形成特點。再有想命令、規定辦法等檔案，都帶有強制執行的性質，這些檔案的產生，都是由於檔案的制發機關需要對某些活動加以必要的規範約束。工作中有這種需要才產生了這類檔案，這是它的共同的形成特點。
對各種不同的檔案的產生過程進行考察後我們發現，某些檔案的形成特點是相同的，這些有著共同的形成特點的檔案，它們之間就存在著必然的聯絡，這種聯絡是一種客觀的存在，檔案間的這種聯絡就是歷史聯絡。
各種檔案之間的歷史聯絡，是由檔案形成過程中的不同特點所決定的，在檔案立卷的理論中，檔案的特點稱為檔案的特徵。檔案的特徵是檔案間存在的歷史聯絡的基礎，要保持檔案間歷史聯絡，首先要認識檔案的特徵，然後才能把特徵不同的檔案區分開來，把特徵相同的檔案集中起來組合成合成案卷。
檔案在形成的過程中，受很多因素的影響，這些因素的影響，是檔案本身帶上各種不同的特徵，從不同角度分析，可得出許多不同的結論，那麼與文書立卷原則有直接影響的因素，有哪些呢？
1.1問題特徵
問題特徵指檔案內容上的特點，即檔案內容所反映的不同事物。如某一件事、某個人物、某項任務、某種性質的工作活動等，必須要進行辦理的，辦理過程中又一定要形成檔案，檔案就是要圍繞事物的辦理提出問題、調查問題、分析問題、解決問題，所以檔案的內容也必須含有各種問題，不反映問題的檔案就成了沒有內容的檔案。按問題特徵特徵立卷就是把反映同一事件、人物、任務、工作活動的檔案組合在一起立卷，以保持同一問題有關的檔案之間的歷史聯絡。例如：某同志被授予勞動模範稱號，在本單位內形成了一系列檔案，包括上級機關關於評選老大模範的通知，本單位報送名單的報告，介紹該同志事蹟的典型材料，對該同志模範事蹟的調查報告，領導機關的審批決定等等。這些檔案都是圍繞著某同志被授予勞動模範稱號而產生的檔案，它們的內容反映的是同一問題，所以這些檔案要與其他檔案區別開來，集中到一起組合成卷。另，專業討論會上形成的檔案，同一次會議中產生的'，它們的內容反映的都是該次會議所要討論的問題，這是同一個問題。所以這些檔案在立卷時必須分別組合在一起，這樣才能保持檔案間的歷史聯絡。
1.2作者特徵
檔案都是有自己的制發機關。作者特徵就是指制發文件的機關，把同一個作者所制發的檔案組合成卷，有利於反映一個機關的全部工作內容，其形成的檔案許多都反映了機關工作的特點。如請示與批覆、報告與請示、問函與覆函等，這類檔案的特點是有來有往、有問有答。一來一往的檔案，其內容是針對同一問題的，必須合併組卷才能反映問題處理的全過程。
1.3時間特徵
檔案的時間特徵有兩層含義，一層指檔案的形成時間，另一層是檔案內容所針對的問題時間，按時間特徵立卷就是把屬於同一時間階段內的檔案組合成案卷。如；1996年召開的會議，1997年才整理出會議的紀要，這就需要結合檔案內容等進行具體的分析研究，這樣才能確立檔案立卷時的歸屬年代。
1.4名稱特徵
名稱特徵指檔案的名稱。由於檔案的名稱在一定程度上反映了作者與立案機關的地位關係和檔案內容的性質，所以名稱也是立卷時應當考慮的一個因素。由於檔案的作者與設文機關之間的級別關係對檔案的名稱特徵的有著一定的制約作用。檔案的名稱特徵在一定程度上反映了檔案的內容。
檔案的名稱持有兩方面的特點和作用，因此在立捲過程中應考慮檔案的名稱特徵之間的聯絡，把名稱特徵不同的檔案適當分開，把檔名稱特徵相近或相同的檔案適當集中組合成卷，便於我們瞭解檔案內容，方便以後查考利用。
2、照顧檔案的儲存價值
檔案的儲存價值即檔案對日後工作的查考利用價值，有時也稱檔案的價值。同一單位其工作中形成的檔案價值是有區別的。有的檔案價值較低，只需短期內儲存。有的檔案價值較高，則要長期或永久地儲存下去。檔案儲存價值的大小主要受兩方面因素的影響，一是檔案作者的級別，二是檔案本身的內容。立卷時要區分檔案的儲存價值，區分作者的級別，從檔案內容的需要程度入手。
2.1區別作者的級別
由於不同級別的機關來文內容對本機關日後工作的查考利用價值有很大區別，所以在立卷時如有可能儘量把它們分開立卷，這樣便於工作查詢，有利於減少存檔重複及有利於檔案在本機關長期儲存。
2.2區分檔案內容的重要程度
2.3區分檔案儲存價值的必要性
結束語：檔案儲存價值不同，需要保管的時間長短也不同，根據檔案作者的級別區分檔案內容的程度，我們必須遵守文書資料檔案的各項原則，在檔案立卷時主要其價值，這並不等於破壞檔案反映問題的完整性。合理地、科學地作好檔案資料存檔立卷工作，時從事檔案檔案工作人員應具備的級別素質，因此我們應不斷學習、深化、更新本專業知識水平，力求將這一工作搞的更好。
