在從事的貨代工作中，業務員不應該只圍繞公司的運價轉，運價好的時貨量就多，運價一差，貨量就沒了。以下是小編為你整理的貨代業務員工作流程，希望能幫到你。
一、訂艙
1.客户向我司訂艙的;
2.客户發來的訂艙單需顯示以下信息，但不限於此;
①託運人/發貨人 ②船公司/船名/航次或船期 ③起運港 ④目的港/中轉港 ⑤貨名 ⑥櫃型、櫃量 ⑦運價 ⑧託運人的簽字、蓋章;
3.客服人員收到訂艙單後，須與SALES核對運價是否正確，並由SALES在訂艙單上簽字確認，然後再向相應船公司訂艙(特殊情況可先口頭與SALES確認, 待SALES返回公司再補簽字確認)。向訂艙時，需先在各船公司專用台帳上自編S/O號;
4.訂艙單發出後，客服人員應主動向船公司確認艙位，並將船公司傳回的訂艙確認單第一時間傳給客户，訂艙確認上面的訂艙號與船名、航次要清晰、準確，以免造成混淆;
5.訂艙完畢後，客服人員應及時將資料輸入電腦，具體步驟如下：
①新建委託，輸入托運人、貨名、船公司、船名、航次、開航日期、裝港、目的港、箱型箱量;
②工作號，並按各業務員創建業務編號，比如“客户服務”以KF開頭;
③輸入費用明細 - 主要是應收費用;
④訂艙確認，輸入訂艙號。輸入電腦時，應確保準確，並特別注意以下信息：船公司名稱、船名、航次(一律採用V。XXX的格式)、開船日期。
6.操作枱帳應該認真、完整地填寫，應注意以下幾點：
①託運人應與訂艙單上的託運人一致，並寫清電話、傳真、及聯繫人;
②費用明細應仔細填寫，“應收”為向客户收取費用;“應付”為由我公司支付的費用;運費到付的'需填寫在“到付”欄，各種費用應分項列明;向客户收取的費用為ALL IN時，須註明包含哪些費用;免文件、電放費用的需由公司領導在台帳上簽字確認;
③需由我司目的港代理代收運費的，須在台帳上註明使用哪家代理。SALES在選用代理之前須與操作部經理或公司領導確認，不可使用公司公佈名單之外的代理(特殊情況如用其他代理, 必須公司領導確認);
④客户需倒籤、順籤、預借提單的，須由SALES在台帳上特殊事項一欄註明申請，由操作部經理或公司主管領導簽字確認;
⑤訂艙號、訂艙日期、船名、開船日期要完整填寫;
⑥客服人員應在台帳上相應位置簽字。
7.客服按業務員設立登記台帳，客服需在訂艙當日內將客户名稱、訂艙號、船名、航次、目的港、箱量及業務編號登記在台帳上，以便統計查詢。
二、拖車、報關
1.出書面申請，公司批准後方能安排;
2.安排拖車前，需與工廠或SALES聯繫確認裝櫃時間及地點;
3.安排拖車時，需向拖車行發出書面委託，寫明裝櫃時間、裝櫃地點、協議價格、S/O NBR、工廠聯繫人及聯繫電話等，並在拖車登記台帳上登記以訂艙確認後，根據客户的要求安排拖車與報關。需嚴格按照公司公佈的拖車行、報關行列表及相應價格進行安排。對個別重要客户有特殊要求的，需提下資料：客户名稱、拖車行、櫃型櫃量、起止地點及費用等;
4.應至少提前半天時間向拖車行下委託，以便拖車行有時間打單、安排;
5.委託後，客服應要求拖車行提供司機姓名，手機號碼、櫃號，並報給工廠;
6.客服應叮囑車行按要求時間抵達裝貨地點，否則由此引起的押車費等損失由車行承擔;
7.一般貿易在深圳清關的可不需司機本，若是轉關的貨櫃一定要求車行帶司機本前往，可委託車行代辦轉關手續;
8.安排凍櫃拖車須至少提前一天通知船公司提櫃時間，是否需要預冷，及通風口開啟情況，以便船公司通知碼頭做PTI檢驗及相應安排;
9.如客户要求凍櫃需代發電機的，應安排有帶發電機的拖車公司拖櫃;
10.在客户自己安排送散貨過來的情況下，可委託各碼頭的貨運站辦理卸車、裝箱、還櫃等事項。鹽田港可委託鹽鐵服，蛇口、赤灣可委託赤灣倉儲;
11.在給貨運站的委託書中需註明提空櫃時間，可事先與客户確認貨到站時間以便決定是通知倉庫事先提取空櫃，還是等貨到後再提，避免產生還空費用;
12.安排報關時，需將退税聯等重要報關文件在報關台帳上作登記，由報關行簽收。在收到由報關行退回的退税聯後，應立即通知客户，並以客户許可的方式將退税聯等資料退給客户，並做好交接紀錄。
三、其他
1.如由我司安排拖車、報關的，客服人員應在船公司的免堆期內安排拖櫃還場，避免發生額外費用。若有發生超堆費、改船費、超期櫃租等額外費用，需立即通知客户，要求其書面確認，並在台帳上登記;
2.客户因各種原因取消訂艙的，需要求其書面確認，在確認所有發生費用已結清的情況下方可在電腦中刪除資料;
3.客服收到財務打印出來的DEBIT NOTE，與電腦資料核對無誤後，立即傳真給客户。客户需開税務發票的，須由客户發書面傳真，寫明發票抬頭及金額、幣種;
4.對由客户自拖自報的，客服人員須至少於結關前一天與客户確認是否已做櫃。如已做櫃，將箱號登記在台帳上，即可將台帳立即交文件組;
5.對由我司安排拖車報關的，客服在與報關行確認放行後，即可將台帳交文件組。
文件
1.文件組收到船公司的LOADING LIST 後，與台帳核對，已經裝上船的，應立即向客户催要補料。
2.文件組需核對船公司的LOADING LIST 及費用清單，如有發生超堆費、超期櫃租的，而客服尚未確認的，應立即通知客户，要求其書面確認，並在台帳上登記。
3.文件員根據客户提供的補料，先與客户核對清楚後再向船公司提供補料，爭取在短時間內將提單資料核對清楚，並根據客户的要求籤發HB/L或MB/L。
4.提單的繕制應注意以下幾點：
①提單的內容應完整、準確，必要的信息不可留空，包括：SHIPPER、CONSIGNEE、NOTIFY PARTY、VSL‘S NAME/VOY、POL、POD、PLACE OF DELIVERY、MARKS、CARGO DESCRIPTION、CNTR NO。/SEAL NO。，DELIVERY AGNET 等;
②提單表面應清潔，避免過多塗改，一份提單最多不可超過3個更正章。一些重要的項目，比如船名/航次、卸港、箱號等不可更改;
③應要求客户提供提單上收貨人或通知方的電話、傳真、聯繫人;
④客户要求出船證的。船證的內容(比如船級社、船齡的要求)應與相關船公司核實確認;
⑤如客户要求倒籤提單的，原則上短航線倒籤不超過三天，長航線不超過七天，在收到客户保函後，交操作部經理或公司主管領導簽字，必要時可要求客户提供信用證核對方可簽發;
⑥外代提單不允許預借。
5.使用我司目的港代理收運費或代放貨物時，應注意：
①出我司HB/L給客户，HB/L上打真正的收貨人與發貨人，並可註明到付運費的金額，DELIVERY AGENT 為我司代理;
②OB/L上面SHIPPER為我司，CONSIGNEE、N。PARTY均為我司目的港的代理，其它資料與HB/L相同，將OB/L電放給我司代理;
③事先明確我司與客户及船公司的運費支付條款(預付或到付);
④製作CHARGES SETTLEMENT，列明貨物相關信息及要求代理收取的費用，支付給船公司的費用，代理費及應退給我司的費用;
⑤製作放貨通知書，通知代理是憑正本HB/L放貨還是HB/L電放，然後與OB/L COPY件、HB/L COPY件，OB/L電放信、CHARGE SETTLEMENT 於船開後儘早一起傳給代理;
⑥對代理有向我司退代理費的，應在台帳上註明，並輸入電腦。
6.繕制美線提單時，應注意：
①HB/L與OB/L的繕制可參考第5項;
②OB/L上註明我司與船公司的S/C號，但HB/L上不得顯示該S/C號;
③核對貨名、價格、中轉港，必須與合約中規定的一致。
7.將與客户核對無誤後所處的正本提單並提單交接單交財務，以便財務在收妥運費後放提單給客户。具體放單、放貨辦法根據我司相關規定執行。
8.將提單號、提單日期填在台帳上，並將文件費、電放費、拖車費、報關費、超堆費、改船費、改單費等貨物在港期間發生的費用輸入電腦，核對無誤後通知財務。
9.將台帳、提單、與代理的CHARGE SETTLEMENT(若有)複印交財務簽收。
10.費用通知財務後不可繕自更改，特殊情況可填寫費用更改單，列明更改費用項目、金額、更改原因，由操作部經理簽字，再交財務部。但需注意以下幾點：
①海運費的更改需由公司領導批准同意;
②改船費、超堆費等雜費需在通知財務前輸入清楚;
③因漏輸、錯輸費用造成公司損失的，按公司相關規定給予責任人處罰。
11. 將台帳分船公司按月份存檔。
