在Microsoft Excel 2000中，不需要把建立的數據清單變為數據庫，只要執行了數據庫的操作，例如查找、排序或分類彙總，Microsoft Excel 2000就會自動認為你的清單是一個數據庫，即清單中的列被認為是數據庫的字段，清單中的列標記被認為是數據庫的字段名，清單中的每一行被認為是數據庫的一條記錄。
12.2.1 準備工作
如果你對數據庫非常熟悉，或者使用過類似Access、DBASE、FoxPro等數據庫產品，可以跳過該小節。
建立一個數據庫首先是要進行一個好的規劃。我們應該花一些時間，考慮數據庫做什麼用，實現它的最好方法是什麼。考慮處理的數據的類型和數量，希望從數據庫中收集什麼信息等等。然後考慮數據庫的字段，關於它們的選擇，位置安排，名字等。
選擇字段
為數據庫選擇字段是極其重要的，它決定了在每個數據庫記錄中的信息及數據庫本身的能力。例如，要決定在應收帳數據庫中是否應包括公司名稱、發票日期、金額等。通用的原則是，根據要建立的數據庫，將字段分得更細些。例如，要建立一個客户欠款的數據庫，可以定義下列字段：公司名稱、地址、電話、欠款日期、欠款金額等等。在建立字段時要根據當前和將來的需要。通常字段越多越靈活。對於數據庫中的每個字段應該是唯一的。用這種方式，數據庫的記錄也是唯一的，因為記錄中的每個字段將包含特有的信息。例如一個屬於該記錄的日期或時間。在這種方式下，字段與當前可存取的記錄確定了數據項的.唯一性。
安排字段位置
字段名稱構成數據庫頂部的行，因此它們必須安排在一行連續的每一列中。字段名稱應該按邏輯順序組織，相似的信息應該組織到一起。例如，使用發票號、日期、公司名稱作為相鄰的字段描述信息會使數據庫更易於理解和使用。
命名字段
字段名稱是數據庫操作的標識成分。Excel根據字段名稱來執行排序和查找等數據庫操作。因此在選擇字段名時應該慎重，最好選擇容易記憶的字段名。和命名區域和文件的規則一樣，數據庫的字段名字必須遵循以下的規則：字段名只能是文字或文字公式（如="1992"）。字段名不能包含數字、數值公式、邏輯值。字段名可以使用1~255個字符，字段名必須是唯一的。
12.2.2 建立一個數據庫
當完成了對一個數據庫的結構設計後，就可以在工作表中建立它了。首先在工作表的首行依次輸入各個字段：員工姓名、地區、日期、產品名稱、銷售數量、銷售金額、銷售金額，如圖12-1所示。當我們輸入完字段後，就可以在工作表中按照記錄輸入數據了。
提示：字段名放在工作表的某一行的各相鄰單元中。也可以為字段名和尚未建立的數據庫記錄建立一個格式。格式只是使數據庫容易理解，並不影響Excel對數據庫進行操作。
12.2.3 輸入數據
要加入數據至所規定的數據庫內,有兩種方法,一種是直接鍵入數據至單元格內, 一種是利用“記錄單”輸入數據。使用“記錄單”是經常使用的方法，其操作步驟如下：
（1）在想加入記錄的數據清單中選中任一個單元格。
（2） 從“數據”菜單中選擇“記錄單”命令。屏幕上會出現一個如圖12-2的對話框，選擇“確定”按鈕，出現圖12-3的對話框。
在各個字段中輸入新記錄的值。要移動到下一個域中，按［Tab］鍵。當你輸完所有的記錄內容後，按[Enter]鍵即可加入一條記錄。如此重複加入更多的記錄，當你加完所有記錄後，選擇“關閉”按鈕。我們就會看到在清單底部加入了新增的記錄，如圖12-4所示。
我們也可以直接插入記錄到數據庫中，首先在現有記錄的中間插入空的單元格，然後鍵入記錄數據；原來所輸入的數據庫內容會自動下移。要插入記錄到現有的數據庫中，可按照下列步驟執行：
(1) 選定要插入記錄的單元格。在“插入”菜單中選擇“單元格”命令，在屏幕上出現一個對話框。
(2) 選擇“整行”，按下“確定”按鈕，我們就可以看到插入的單元格。輸入記錄內容到單元格中。
12.2.4 編輯記錄
對於數據庫中的記錄，我們可以採用在相應的單元格上進行編輯，也可以對記錄單進行編輯，其操作過程如下：
(1) 選擇數據清單中的任一單元格。
(2) 從“數據”菜單中選擇“記錄單”命令，出現一個記錄單對話框。
(3) 查找並顯示出要修改數據的記錄。編輯該記錄的內容。(4) 選擇“關閉”按鈕退出。
12.2.5 刪除一條記錄
對於數據庫中不再需要的記錄，我們可以使用“刪除”命令將其從數據庫中刪除。使用記錄單刪除一條記錄的操作步驟如下：
(1) 選擇數據清單中的任一單元格。從“數據”菜單中選擇“記錄單”命令。出現一個記錄單對話框。
(2) 查找並顯示出要刪除的記錄。選擇“刪除”按鈕，出現一個如圖12-5的確認對話框。
(3) 回答確認信息。按下“確定”按鈕。
注意：當我們使用數據記錄單來刪除數據時，不能通過“恢復”按鈕或“取消”命令來恢復數據。
