採購談判的定義：
“談判”，或有些人稱之為“協商”或“交涉”，是擔任採購工作最吸引人部分之一。談判通常是用在金額大的採購上。
採購談判一般都誤以為是“討價還價”，然而成功的談判是一種買賣之間經過計劃、檢討、及分析的過程達成互相可接受的協議或折中方案。這些協議或折中方案裏包含了所有交易的條件，而非只有價格。 談判與球賽或戰爭不同之點在於：在球賽或戰爭中只有一個贏家，另一個是輸家；在成功的談判裏，雙方都是贏家，只是一方可能比另一方多贏一些，這種情況是商業的常事，也就是説談判技巧較好的一方理應獲得較多的收穫。
具體如何去談判我們從以下幾點談起：
1．採購談判前我們應先確定目標：
在採購工作上，談判通常有以下幾點目標：
（1）為相互同意的質量條件的商品取得公平而合理的價格。
（2）要使供貨商按合約規定準時與準確地執行合約。
（3）説服供貨商給本公司最大的合作。
（4）與表現好的供貨商取得互利與持續的良好關係。
2．平而合理的價格：談判可單獨與供貨商進行或由數家供貨商競標的方式來進行。單獨進行時，採購人員最好先分析成本或價格。數家競標時，採購人員應選擇兩三家較低的供貨商，再分別與他們談判，求得公平而合理的價格。
3．交貨期：在採購工作上交貨期通常是供貨商的最大問題。大多是因為：
（1）採購人員訂貨時間太短，供貨商生產無法配合。
（2）採購人員在談判時，未將交貨期的因素好好考慮。
不切實際的交貨期將危害供貨商的商品質量，並增加他們的成本，間接會使供貨商的價格提高。故採購人員應隨時瞭解供貨商的生產狀況，以調整採購數量及交貨期。
4．供貨商的表現：採購人員應在談判時，除價格外應談妥合約中有關質量、數量、包裝、交貨、付款等條款，及無法履行義務之責任與罰則。對於合作良好的供貨商，則應給予較多的訂單或其它的方式來獎勵畢竟買賣雙方要互利，才可維持長久的關係。
5．與供貨商維持關係：採購人員應瞭解任何談判都是與供貨商維持關係的過程的一部分。採購人員在談判過程中應在公司與供貨商的短期與長期利益中，求取一個平衡點，以維持長久的關係。
6．採購談判的有利與不利的因素：談判有些因素對採購人員或供貨商而言是有利的或是不利的，採購人員應設法先研究這些因素：
（1）市場的供需與競爭的狀況
（2）供貨商價格與質量的優勢或缺點
（3）成本的因素
（4）時間的因素
（5）相互之間的準備工作
7．採購談判技巧：談判技巧是採購人員的利器。談判高手通常都願意花時間去研究這些技巧，以求事半功倍，下列談判技巧值得本公司採購人員研究：
（1）採購談判前要有充分的準備：知已知彼，百戰百勝，成功的談判最重要的步驟就是要先有充分的準備。採購人員的商品知識，對市場及價格的瞭解，對供需狀況瞭解，對本公司的瞭解，對供貨商的瞭解，本公司所能的價格底線、目標、上限，以及其它談判的目標都必須先有所準備，並列出優先級，將重點簡短列在紙上，在談判時隨時參考，以提醒自己。
（2）採購談判時要避免談判破裂：有經驗的採購人員，不會讓談判完全破裂，否則根本不必談判，他總會讓對方留一點退路，以待下次談判達成協議。
（4）儘量在本公司辦公室內談判：在自己的公司內談判除了有心理上的優勢外，還可隨時得到其它同事、部門或主管的必要的支持。
（5）放長線釣大魚：有經驗的採購人員知道對手的需要，故儘量在小處着手滿足對方，然後漸漸引導對方滿足採購人員自己的需
要。避免先讓對手知道自己的需要，否則對手會利用此一弱點要求採購人員先作出讓步。
（6）採取主動，但避免讓對方瞭解本公司的立場：攻擊是最佳的防禦，採購人員應儘量將自己預先準備的問題，以開放式的問話方式，讓對方儘量暴露出對方的立場，然後再採取主動，乘勝追擊，給對方足夠的壓力，對方若難以招架，自然會作出讓步。
（7）必要時轉移話題：若買賣雙方對某一細節爭論不休，無法談攏，有經驗的採購人員會轉移話題，或喝個茶暫停，以緩合緊張氣氛。
（8）儘量以肯定的語氣與對方談話：否定的語氣容易激怒對方，讓對方沒有面子，談判因而難以進行。故採購人員應儘量肯定對方，稱讚對方，給對方面子，因而對方也會願意給面子。
（9）儘量成為一個好的傾聽者：一般而言，業務人員總是認為自己是能言善道，比較喜歡講話。採購人員知道這一點應儘量讓他們講，從他們的言談及肢體語言之中，採購人員可聽出他們優勢與缺點，也可瞭解他們的談判立場。
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