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如何快速做好會議記錄

辦公文祕 閱讀(4.22K)

對於寫字、記錄較慢的文職工作者來說,會議記錄無疑是個頭痛的問題,那麼如何快速做好會議記錄呢,歡迎閱讀出小編為大家整理的相關資料。

如何快速做好會議記錄

  (一)工作會議記錄前的準備工作

要明確這次會議的主旨是什麼,也就是主要討論的是什麼問題;

熟悉會議情況和檔案

熟悉與會人員

熟悉會議環境

做好物質上的準備,如記錄工具等。

  (二)在會議記錄工作中,有3種常見的記錄方法:

詳細記錄: 即要求有言必錄。

摘要記錄:一般性的會議可以使用

簡易記錄:即除了記錄會議概況外,只要求記錄會議的議題議程和會議的結果,不必記發言的內容和經過。簡易記錄僅限於事務性會議。

會議主要都是根據大的方向闡述開來的一些具體問題,便要將這些小的具體問題整理出來。

會議記錄的技巧。一般說來,有四條:一快、二要、三省、四代。

一快,即書寫運筆要快,記得快。字要寫得小一些、輕一點,多寫連筆字。要順著肘、手的自然去勢,斜一點寫。

二要,即擇要而記。就記錄一次會議來說,要圍繞會議議題、會議主持人和主要領導同志發言的中心思想,與會者的不同意見或有爭議的問題、結論性意見、決定或決議等作記錄,就記錄一個人的發言來說,要記其發言要點、主要論據和結論,論證過程可以不記。就記一句話來說,要記這句話的.中心詞,修飾語一般可以不記。要注意上下句子的連貫性、可訊性,一篇好的記錄應當獨立成篇。

三省,即在記錄中正確使用省略法。如使用簡稱、簡化詞語和統稱。省略詞語和句子中的附加成分,比如"但是"只記"但",省略較長的成語、俗語、熟悉的片語,句子的後半部分,畫一曲線代替,省略引文,記下起止句或起止詞即可,會後查補。

四代,即用較為簡便的寫法代替複雜的寫法。一可用姓代替全名,二可用筆畫少易寫的同音字代替筆畫多難寫的字;三可用一些數字和國際上通用的符號代替文字;四可用漢語拼音代替生詞難字;五可用外語符號代替某些詞彙,等等。但在整理和印發會議記錄時,均應按規範要求辦理。會議記錄應該突出的重點有:(1)會議中心議題以及圍繞中心議題展開的有關活動;(2)會議討論、爭論的焦點及其各方的主要見解;(3)權威人士或代表人物的言論;(4)會議開始時的定調性言論和結束前的總結性言論;(5)會議已議決的或議而未決的事項; (6)對會議產生較大影響的其他言論或活動。

  會議記錄的整理

會議記錄的整理原則:

1.忠實於講話人、發言人的原意。

2.保持講話人、發言人的風格。

3.要整理得完整、全面,不僅會議內容、講話人主要精神、關鍵句子不要遺漏,而且重要的插話、會場動態如表決等都要整理上去。

4.整理時要做到層次分明,段落清楚,語句通順,標點符號、字跡清晰,避免錯別字。

5.會議記錄整理出來後,如果是一個人的講話記錄,應送講話者本人、會議主持人或召集人審閱。

另附:會議記錄並不是要求記錄者準確的記錄每一個事項和每一句話,因為這是不可能在短時間內速記下來的。那麼如何製作一份比較讓人滿意的會議記錄呢?首先,記錄所有有參會人員的名字。然後就是記錄本次會議的主題,接著就是記錄本次會議的大致內容。內容就是指在會上那些發言人說的話,可每個人語速也好,口齒也罷都不見得會讓所有人聽明白或聽清楚,那怎麼辦呢?很簡單,抓住他這個說話的真正主題意義!!相信各位讀語文的時候都知道如何去抓住文章的主題思想吧,這個會議記錄其實就是和這個很類似,你不需要準確記錄他們說的每句話,你只要聽明白這個人說這麼一段話想表達的意思就行,最後就是你要在會議紀要裡新增這次會議最終達成的議題:有多少人表示了相同的看法,本次會議有沒打到如期目的;如果會議打算過幾天再開,那麼就要在記錄裡新增下次開會暫定的時間。只要按照上述的內容填寫,那麼這就是一篇讓領導讚賞的一篇記錄。