給學校發email的主題(subject)應該儘量簡短，但最好不要空著不填。沒有subject的email雖然不至於被忽略，但給人第一印象不是非常好，至少說明你沒有花足夠的心思在上面。如有緊急事情，建議使用urgenthelp之類的短語，簡潔但很顯眼。
在稱呼上，首先要確定學校網站上的聯絡資訊上有沒有聯絡人的名字。如果有，強烈建議直接以該聯絡人姓名，比如Dear rook代替泛泛的Dear Sir or Madam。當然，如果學校沒有提供，則最好使用以上提到過的Dear Sir or Madam，或To Whom It May Concern。這裡還有一個小技巧，一般大學工作和教職人員都有自己的郵箱，絕大多數和本人的`姓氏有關，比如以姓氏和名字的部分組成，所以，當看到一個email是某個人的名字命名的郵箱地址，那八成是這個人的工作信箱。
接下來是正文部分，還是一定要本著簡練的目的。因為admission辦公室的人一天都要看很多這樣的來信，過於冗長繁瑣讓人本能反應就不舒服。而條理清晰、簡潔明瞭的信會不知不覺讓對方在回答的過程中慢慢的透露出越來越多的資訊。
重點是邏輯清晰條理清楚。這點不是很容易就做到。因為一般我們有“情況”才需要聯絡學校，而往往這種情況讓我們心情焦慮，恨不得一下子把事情全部說清楚。但越這麼想越容易把事情越說越糊塗。
在寫email前，應該把事情在腦子裡理一遍，最好跳出來在旁觀者的角度上看問題。前因後果都要想清楚。為什麼會出現問題?它是什麼原因造成的?一定要交代一下背景，如果一上來就是問題會讓人摸不著頭腦。但也不要走另外一個極端：很多人在急急忙忙講了一大堆事情後，什麼問題都沒問就結尾了。這樣學校的負責人會不知所措，給出的建議的質量也要大打折扣。所以千萬記得，把事情陳述清楚以後，把問題清晰的羅列下來，這樣方便別人一一作答，email的目的才能達到。
在羅列問題時候，最好也不要一股腦兒什麼都搬上去，一下子十幾條問題會嚇倒對方的。最好的策略是，先從最緊要的問題開始，一封email最好不要超過3個問題。問題的歸納要注意條理，不要重複，記得要具體一點，不要太過泛泛而談。這樣得到的答案才是最有效的。
