一、申請表
申請表的長度從一兩頁到七八頁都有。申請表上必須填寫申請人姓名、出生日期、婚姻狀況、學歷、經歷，準備修讀的主科與學位。有些學校的申請表還包含課外活動記錄、特殊才華等。在填寫申請表時，姓名的英文拼寫要與學歷、護照等證件內的英文名字相符。填寫學習經歷時，要以倒述方式填寫，即最近的先寫，逐年向前追溯。
二、網上填表
現在，美國各大學的申請表都可以在網上填寫並自行下載列印。另外，大部分學校也提供網上申請。申請時，學生需要網上登記，設定自己的登入名稱和登入密碼，登入以後在網上填寫自己的申請資料。如果一次不能填寫完成申請表，可以先退出，下次再進入網路繼續完成，也可以隨時更新資料。
三、申請費
美國各校申請費各不相同，平均在50美元至100美元之間。申請人可購買銀行本票、匯票或用美國本土的銀行支票支付。無論是銀行本票、匯票還是支票，抬頭應寫上申請學校的校名。申請費應連同其他檔案一併寄出。
四、成績單
申請研究院要附上大學四年的成績單及畢業證書。如果學校核發正式的英文版本，申請時可直接附上;成績單上要有課程科目名稱、學分、學業平均成績。成績單應向就讀的學校申請密封蓋印。
五、託福成績
美國留學申請，通常都要附上託福成績以表示英語程度。參加托福考試的學生可要求美國教育考試服務中心直接寄成績單到指定申請的學校。託福成績郵寄到學校通常要6周至8周時間，委託郵寄時需要繳納郵寄費用。託福分數要求各校、各科略有不同，可以直接從學校科系網上或學校科系查詢。
六、專業考試成績
申請理工科、文科、教育、藝術等科系，通常要求附GRE專業考試成績;申請商業管理科系MBA則要求附GMAT專業考試成績;申請法律專業則要求附LSAT專業考試成績;申請醫科則要求附MCAT專業考試成績。
七、財力證明
為避免學生財力不足，半途輟學，美國研究院要求外國學生出示檔案證明至少一年的學雜費、生活費來源。估計求學花費時，除了學雜費、食宿費外，還需要考慮書籍、衣物、醫療保險、假期旅遊等費用。財力證明檔案可來自申請人父母的銀行存款證明、不動產證明、個人獲得的獎學金、贊助人保證書等。有的學校提供固定財力證明表格以供申請人填寫，家庭財力證明要附上銀行存款人與申請人之間的關係證明。建議申請人提供的`父母存款存期越久越好，這樣能夠證明申請人對於留學美國計劃長久而充分。
八、獎學金申請
獎學金的申請在某些學校與入學申請同時受理，有些學校則需要另外填寫表格申請。這些表格通常都可以在網上下載，或者請學校的招生辦公室或財力資助辦公室郵寄給申請人。如果準備申請獎學金，要特別注意申請截止日期，因為許多學校將獎學金申請人學截止日期提前，與一般申請入學分開，以便有足夠時間篩選學生。
九、申請截止日期
秋季入學申請的截止日期從前一年12月到同年的5月不等，春季入學的截止日期則在前一年的5月到8月。一般而言，入學競爭越激烈的學校，截止日期也越早。
十、迴圈式錄取制度
不設入學申請截止日期的學校，實行開放式入學申請，沒有一定的截止日期，錄取額滿之前，學校都會考慮入學申請。寄出必要的申請檔案後，應該與學校保持聯絡，確保對方收到所有資料。通常寄出表格數週後，會收到學校通知，表示已收到申請檔案。
十一、優先申請
優先申請或者早期申請是美國研究生院申請的一個特色。選擇某所學校為第一志願的學生可以用優先申請的方式提出申請，由於學校優先考慮優先申請的學生，因此優先申請的學生入學機會較大。一旦錄取，則必須就讀該校。很早就要決定是否進入某校就讀，如同與學校簽訂了合同，不能等到所有申請學校通知後，再決定選擇一所最想進的學校。優先申請截止日期較早，通常在每年12月31日截止，在一兩個月內會有通知。如果早期申請沒有通過的話，學校會把申請檔案轉到一般的申請檔案內一起稽核。
十二、候補錄取
在4、5月份，美國大學會陸續向申請人發出通知，通報被錄取、被拒絕或是在候補名單中。如果申請人在候補名單中，表示學校尚未決定是否錄取或拒絕。學校要等收到全部錄取學生的回覆，得知有多少人決定就讀該校後，再候補錄取剩下的名額。如果申請人被一個很想就讀的學校放入候補名額，應該儘量為自己爭取機會，繼續與學校保持聯絡，以加深學校對申請人的印象。在這段時間，如果申請人有任何優異表現，應該及時將資料補充給學校，以提高自己入讀的機會。
當然，這些只是申請美國大學研究生課程的必須提供的硬體檔案以及申請的程式。此外，還需要提供讀書計劃、推薦信、履歷表等材料。
