校園一卡通自2010年執行至今，簡化了學生尤其是學生入學時的繁瑣手續，多證合一，提供學生食堂消費、圖書借閱、考試證、超市消費、購買電費、宿舍門禁等服務，為學校的數字化建設做出了貢獻。為方便學生使用，學校從2013年開始改變工作方式，以往新生到校後才收集資訊，辦理校園一卡通。現今在新生入學後，從招生系統中收集學生資料，提前製作好校園卡，新生到校即可領取校園卡，既方便學生，又提高了工作效率，得到了廣泛好評。
每年的本科錄取工作結束大約在七月底，基礎資料從招生就業處錄取出，包括學生基本資訊和學生大學聯考錄取照片，學生基本資訊經由教務處編制學號分班，再發送給校園一卡通部門整理出所需的資料，為資料匯入一卡通系統做準備。
正常情況下，考生在高招系統中存有錄取照片，每年幾百少數特殊專業和預科生沒有照片，無法制作出學生正式卡，因為卡面上有必須印刷學生照片，以確保本人持卡使用。因此，需要揀擇出沒有學生照片的學生資訊，反饋給學生所有教學院。另外一個問題就是，從招生系統中取出的學生照片是以考生號命名的，系統匯入要求的是學生學號或者身份證號碼命名。因此還需要對所有學生照片進行重新命名。除了照片以外，部門資訊的建立也是有一定要求的。運用Excel函式打出一套組合拳，將這些問題個個擊破。
1 照片檔名列表檔案建立
開始選單—執行cmd，開啟命令提示符視窗，輸入cd圖片所在目錄，改變當前目錄為圖片所在目錄，輸入命令dir *.* /b >，即可在圖片所在目錄生成一個名為的文字檔案，加一個引數/b，這樣會生成一個簡單的檔名列表，不包括其它資訊，列表檔案只顯示檔名稱而已。
2 無照片學生名單確定
將照片檔名列表檔案匯入Excel，用間隔符號“.”將檔案列表分為檔名和字尾兩列，存放在與學生基本資訊同一工作薄的工作表“Sheet4”中。使用Excel中的vlookup函式——按列查詢。語法格式如下：=vlookup(lookup_value,table_array,col_index_num , range_lookup) =vlookup(在資料表第一列中查詢的值，查詢的範圍，返回的'值在查詢範圍的第幾列，模糊匹配/精確匹配)FALSE(0)省略為精確匹配。TRUE(1)為近似匹配。將工作表“Sheet4”中文件名列按升序排序，“學生資料”工作表中資料在“學生資料”工作表中I2單元格內輸入函式：=VLOOKUP(A2,Sheet4!A:B,2,TRUE)，函式的作用是：精確地在工作表“Sheet4”中查詢當前工作表“學生資料”中A2的值，如存在，則返回工作表“Sheet4”中對應行的值，否則返回錯誤“#N/A”滑鼠移動到將函式I2單元格右下角，變成實心十字架時雙擊，複製函式到所有資料行。將返回錯誤“#N/A”的學生名單複製出來，即是確定的沒有照片的學生名單，分發給各個教學院，要求在新生報到後提交該學生電子照片，以製作發放學生正式校園一卡通。
3 照片檔名稱修改
將現有的以考生號命名的學生電子照片，修改成為系統所需的以學生學號或者身份證號碼命名的檔名稱。需要藉助於批處理執行重新命名檔案命令REN或RENAME和Excel中的函式Concentrate來實現。REN或RENAME的格式如下：REN [drive:][path]filename1 filename2.應用成：REN 准考證號.jpg 身份證號或學號.jpg使用函式Concentrate，可以將多個字元文字連線在一起，實現文字合併的功能。在Excel中實現重新命名檔案命令REN規定文字格式的合併，在單元格F2中輸入函式=CONCATENATE("ren"," ",E2,".jpg"," ",D2,".jpg")，滑鼠移動到將函式F2單元格右下角，變成實心十字架時雙擊，複製函式到所有資料行，照片檔案命名稱修改圖複製F列資料，貼上到文字檔案中，檔案另存為。這樣ren重新命名命令就逐行書寫在命令列中，只需將檔案複製到照片檔案所在目錄，雙擊執行就可完成照片檔案命名由考生號到身份證號的全部修改。
4 部門資訊的建立
用同樣的方法，在單元格L2中輸入函式：=CONCATENATE("宜春學院宜春學院",I2,"",J2,"",K2)。
5 學生資訊的匯入
先將處理好的學生基本資訊整理成一卡通系統所需樣式，匯入到一卡通系統中，稽核學生資訊後將以身份證號命名的學生照片檔案匯入到系統中，學生校園一卡通就可以開始製作了。
