首先，聯絡學校，發索函留學是在去美國留學前需要與你索要入讀的院校取得聯絡，你需要發一封索函給學校，裡面的內容一般應包括：詳細的回郵地址，所修學位及專業，打算入學時間(學期)，索要入學申請表與獎學金申請表，另外有關自己的背景及TOEFL成績亦可簡要敘述。這些都要在你的索函裡寫清楚，以便學校安排相關事宜。
其次，參加TOEFL考試大多的`學生都是在參加了TOEFL後才與學校聯絡，這樣是可以的，但是學習在第一次聯絡學校時至少要在準備入學的前8個月聯絡，這樣是為了學校稽核相關材料。小編提醒，在聯絡學校時你定要遵守時間，如果有不明白的可以諮詢其它的留學生或者專家，以免給自己帶來麻煩。
再次，材料準備學生在收到了美國留學獎學金申請表後，就要開始準備申請材料了，申請材料的準備十分繁瑣，而且一點也不能馬虎。整套申請材料包括：已填好的校方寄來的入學申請表，已填好的各種獎學金資助申請表以及財力證明表， TOEFL成績單，二至三封教授的推薦信，中英文兩份學習成績單，簡歷，讀書計劃，學歷證明。如果這些材料準備好以後就可以把材料寄給學校，這個時候就等待結果。不過申請人可以每隔幾周與學校聯絡一下，詢問材料是否齊全，申請是否完成，獎學金是否獲批等等。
最後，獎學金獲批與錄取通知。一般學校在收到你提交的材料後，在兩三個星期或更短的時間內做出評定。一但你的材料通過，學校以書函的形式通知申請人以獲得獎學金資助、資助金額及資助是否覆蓋全年的總消費等。並且要求申請人儘快做出是否接受美國獎學金資助的回覆。如果資助不是全額，學校會同時通知申請人另外尋找經濟來源來補足全部費用。這時，申請人應立即回覆能否尋找到其他資助來源，如果不能，應繼續要求學校給予全額獎學金資助。
