1、標題。
由年會名稱和“邀請函（書）”組成，一般可不寫主辦機關名稱和“關於舉辦”的字樣。
2、稱呼。
邀請函的傳送物件有三類情況：
（1）傳送到單位的邀請函，應當寫單位名稱。由於邀請函是一種禮儀性文書，稱呼中要用單稱的`寫法，不宜用泛稱（統稱），以示禮貌和尊重。
（2）邀請函直接發給個人的，應當寫個人姓名，前冠“尊敬的”敬語詞，字尾“先生”、“女士”、“同志”等。
（3）網上或報刊上公開發布的邀請函，由於物件不確定，可省略稱呼，或以“敬啟者”統稱。
3、正文。
正文應逐項載明具體內容。開頭部分寫明舉辦年會的背景和目的，用“特邀請您出席（列席）”照應稱呼，再用過渡句轉入下文；主體部分可採用序號加小標題的形式寫明具體事項；最後寫明聯絡聯絡資訊和聯絡方式。結尾處也可寫“此致”，再換行頂格寫“敬禮”，亦可省略。
4、落款。
因邀請函的標題一般不標註主辦單位名稱，因此落款處應當署主辦單位名稱並蓋章。
5、成文時間。
寫明具體的年、月、日。
