一、接待全過程:
1、接待前準備;2、接待過程;3、接待後安排。
二、接待各個環節注意事項
1、接待前:
⑴確定來訪人員人數、姓名、性別、級別、來訪時間、行程、來訪主要內容以及有何具體要求。一般情況下,對方都會有人員清單發過來,接待方必須認真核實以上內容,並根據來訪人數確定1—2具體聯絡人,以便及時溝通聯絡。
⑵根據來訪規模和分工負責的原則,召集部門負責人,安排具體事務,以便明確職責,分工負責。
①辦公室擬定接待方案。一是接待期間天氣提示。二是目錄。三是來訪人員名單及級別(注意核對姓名)。四是陪同人員名單(注意對等接待)。五是接待路線(行程)安排。六是乘車安排。七是就餐安排。八是住宿安排。九是參觀點簡介。
②後勤安排來訪人員食宿問題。一是就餐安排。一般分為主桌和副桌。主桌要根據客人的口味安排菜餚(白酒、啤酒和紅酒、煙都要準備),並注意客人忌口的東西。主桌要擺席卡。副桌一般安排工作人員和駕駛員就餐,可以隨意一些。在就餐的過程中,要隨時注意主桌上菜的速度和酒水是否足夠用。二是住宿安排。住宿房間要根據對方人數和性別事先預定、排定。一定級別的領導要安排套房,並在房間內擺放好洗漱用品、鮮花、水果、水、煙等。 ③業務部門根據對方來訪目的做好交流準備。業務部門要事先了解對方來訪目的,安排分管
人員或業務較熟的人員參加座談交流,可以事先準備講話提綱,準時參加座談交流。
(4)參觀藥廠做好內部保潔、安全生產、情況介紹等工作。
注意事項:
1、對各參觀點及路線事先要進行踩點,做好路線暢通,參觀點準備充分。
2、在接待前,要注意獲取各部門接待負責人的聯絡電話,以便及時聯絡。
3、車輛的安排要事先通知駕駛員何時、何地待命。
4、講解人員要做好充分準備,包括音響裝置的事先除錯等。
2、接待中:
⑴安排人員及領導到接待處迎接。要提前10分鐘到達接待處,以示尊重。
⑵引導車要做好引導工作,到達參觀點後要及時排程車隊停放。
⑶聯絡人員每到一個參觀點前就要和下一個參觀點負責人聯絡(也可安排打前站車輛),做好大門開放工作。
⑷在參觀過程中,要注意攝像、照相儲存資料。
(5)參觀過程的臨時休息地點要做好各項接待工作。水、煙、水果、溼巾以及衛生間的保潔工作。
3、接待後:
⑴禮送客人(可以贈送禮品)。
⑵做好新聞報道工作。
⑶做好接待總結工作。
⑷做好酒店食宿費用結報工作。
辦公室接待注意事項大全 [篇2]
1.接待人員客人來訪時先要高興地接待,詢問來訪者的身份,是否有預約,約的是哪一位等問題。弄清楚以後就可以先讓客人在接待室中稍等,倒水給客人。自己再通知受訪的同事,自己再通知受訪的同事,如果同事有事得和客人說一聲可能得再等等,受訪者現在在忙,千萬不能丟客人在一邊不管不問。
2.接打電話
(一)電話鈴聲一響,應儘快去接,最好是在想三聲後接起,接電話應先自報家門,“您好,這裡是X X公司×X部,請問找哪位?”;詢問時應注意在適當的時候,根據對方的.反應再委婉詢問。一定不能用很生硬的語氣說:“他不在”、“打錯了”、“沒這人”、“不知道”等語言。電話用語應文明、禮貌,態度應熱情、謙和、誠懇,語調應平和、音量要適中。這樣,對方就會對你乃至你的公司留下好印象。
(二)仔細傾聽對方的講話,把耳朵貼進話筒。為了表示你在專心聆聽,並且已經理解,你還要不時地稱“對”道“是”。以顯示你給對方的積極的反饋。最好準備好紙和筆放在旁邊,重要的內容應簡明扼要地記錄下來,同時,對著聽筒重複對方的話,以檢驗是否理解得正確,如時間、地點、聯絡事宜、需解決的問題等。
(三)電話交談完畢時,應儘量讓對方結束對話,若確需要自己來結束,應解釋、致歉。通話完畢後,應等對方放下話筒後,再輕輕地放下電話,以示尊重。
1.接待人員客人來訪時先要高興地接待,詢問來訪者的身份,是否有預約,約的是哪一位等問題。弄清楚以後就可以先讓客人在接待室中稍等,倒水給客人。自己再通知受訪的同事,自己再通知受訪的同事,如果同事有事得和客人說一聲可能得再等等,受訪者現在在忙,千萬不能丟客人在一邊不管不問。
2.接打電話
(一)電話鈴聲一響,應儘快去接,最好是在想三聲後接起,接電話應先自報家門,“您好,這裡是X X公司×X部,請問找哪位?”;詢問時應注意在適當的時候,根據對方的反應再委婉詢問。一定不能用很生硬的語氣說:“他不在”、“打錯了”、“沒這人”、“不知道”等語言。電話用語應文明、禮貌,態度應熱情、謙和、誠懇,語調應平和、音量要適中。這樣,對方就會對你乃至你的公司留下好印象。
(二)仔細傾聽對方的講話,把耳朵貼進話筒。為了表示你在專心聆聽,並且已經理解,你還要不時地稱“對”道“是”。以顯示你給對方的積極的反饋。最好準備好紙和筆放在旁邊,重要的內容應簡明扼要地記錄下來,同時,對著聽筒重複對方的話,以檢驗是否理解得正確,如時間、地點、聯絡事宜、需解決的問題等。
(三)電話交談完畢時,應儘量讓對方結束對話,若確需要自己來結束,應解釋、致歉。通話完畢後,應等對方放下話筒後,再輕輕地放下電話,以示尊重。
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