它與嘉獎令、表揚性通報的區別主要是在於它不是正式公文文種，沒有正式公文的榮譽獎勵效力。但表揚信足可以使受表揚者受到彼舞，使廣大群眾得到教育，從而促進社會主義精神文明建設的發展。
表揚信的寫作格式與一般書信大體相同，由文種名稱、稱謂、正文、發信單位落款和日期等項內容組成。
(一)標題
一般而言，表揚信標題單獨由文種名稱¡°表揚信¡±組成。位置在第一行正中。
(二)稱謂
表揚信的稱呼應在開頭頂格寫上被表揚的機關、單位、團體或個人的名稱、姓名。寫給個人 的表揚信，應在姓名之後加上¡°同志¡±、¡°先生¡±等字樣，後邊加冒號。若直接張貼到某機 關、單位、團體的表揚信，開頭可不必再寫受文單位。
(三)正文
正文的內容要另起一行，空兩格寫。一般要求寫出下列內容。
1.交代表揚的理由
用概括敘述的語言，重點敘述人物事蹟的發生、發展、結果及其意義。敘述要清楚，要突出 最本質的方面，要讓實事說話，少講空道理。
2.指出行為的意義
在敘事的基礎上進行評價、議論，讚頌該人所作所為的道德意義。如指出這種行為屬於哪種 好思想，好風尚，好品德。
(四)結尾
該部分要提出對對方的表揚，或者向對方的單位提出建議，希望對某某某給予表揚。如¡°某 某某同志的優秀品德值得大家學習，建議予以表揚。¡±寫給本人的`表揚信，則應適當談些¡° 深受感動¡±、¡°值得我們學習¡±等方面的內容。並要求在結尾處寫上¡°此致敬禮¡±等結束用 語。但¡°此致¡±、¡°祝¡±、¡°謹表¡±、¡°向你¡±等字寫在末尾，其餘的字，要另起一行，頂 格寫。
(五)落款
落款應寫明發文單位名稱或個人姓名。並在右下方註明成文日期。
表揚信
¡Á¡Á大學：
我們是中國人民解放軍某部三連的全體官兵。2月4日我連幹部陳某自杭州攜三歲的女兒來部隊探親，不慎在某火車站失竊所有的現金和火車票，正當陳某母女倆萬分焦急之時，你校的張某和施某同學向她們伸出援助之手，這兩位同學不僅掏錢為她們買了到某某的火車票，而且一路上為陳某母女倆買飯買菜，遞茶遞水，以後又為她們叫好出租車並預先付了車費，陳某母女倆這才平安到達部隊駐地。
張某和施某同學這種助人為樂的¡°雷鋒精神¡±，令我們全體指戰員感動萬分。我們十分感謝張某、施某同學助人為樂的優秀行為，我們號召全連幹部戰士向這兩位同學學習，在建設四化，保衛祖國的工作中奉獻我們的青春，同時也希望學校領導對張某，施某同學予以表揚。
此致
敬禮!
某部三連全體官兵。
